办公大厦客服部内部档案管理制度

办公大厦客服部内部档案管理制度A．文件资料的形成与归档1]资料的形成：各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档；B．资料的归档：1]文件资料的归档范围①物业管理●清洁卫生管理●绿化管理●值班记录●楼宇巡检记录②其他资料2]归档要求①归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。②归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。③归档的文件必须是原件。④保管归档文件资料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。⑤案卷题名应确切反映卷内文件的内容，并区分保管期限。⑥所有文件资料必须及时归档。3]每月底进行一次库藏档案清理，核对和保管质量的检查工作，做到帐物相符。对破损或变质档案，要及时修补和复制。4]档案的接收、转移、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。C．档案借阅1]公司员工都应重视保护档案，并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。2]文书档案只阅不借。3]所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。4]服从管理人员的管理，在借阅范围内借阅，保密档案不供查阅。5]借出与归还档案时，应办理清点、签名登记手续，由档案管理人员和借阅者当面核对清楚。6]档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。7]调离公司的人员必须清理移交，归还借阅档案及该归档的资料，方可办理调离手续。D．档案管理人员职责1]忠于职守，严格遵守公司档案管理制度及本细则，积极开展工作。2]负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料，做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。3]及时立卷归档，编制总目录，卷内目录，编排入档。要熟悉管理的档案，协助查阅检索。4]熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。5]妥善管理档案，严格执行档案供阅制度，建立借阅登记，对供出资料按期催还。6]定期清理，由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。7]严守机密，确保档案安全；完成领导交办的其它工作。E．公司内外档案文件管理：1]公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。2]公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开，每个单位都应有一个独立的档案。3]所有存入档案应按照日期先后进行存档，并做好档案目录，以便查找。4]相关档案存放一年后，应统一放进档案袋封存，以便日后复查。F．档案销毁1]如有任何文件无需继续存放，需做销毁处理，不可随意乱丢。2]保密文件（如租户档案等）应使用碎纸机处理，如是普通文件且文件较多，应撕毁后处理。3]所有存档的文件均应定期进行检查，以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。</p>