购物中心部门文件资料管理规程

营运管理类标准指引制定部门：营运部购物中心部门文件资料管理规程1.目的为规范资料（包括电子版资料）管理，有效收集、妥善保管和高效利用部门资料。2.范围适用于各项目及各部门文件资料建立与管理。3.职责3.1部门员工负责自己板块的工作资料，保证资料的齐全完整以及密级资料的安全。资料管理工作由部门经理统一领导。3.2各板块员工在部门经理指导下进行资料整理工作，其主要职责是对板块内产生的资料及时进行整理。定期对所有已归档的资料进行检查。接受部门经理对资料管理工作的监督和指导，并提出合理化建议。3.3各板块资料可存放于各相关板块员工自行保管，其余资料原则上由文员集中保管。自行保管资料员工对其所保管的资料信息（包括电子版）负有全部责任。4.作业内容4.1整理方法装订：归档资料应按件装订，每份资料作为一件。分类：归档资料采用“保管期限/年度”进行分类。排列：归档资料应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。4.2保管期限：分为永久、长期、短期。4.3公司领导、部门负责人借阅非密级资料可通过资料管理人员/文员办理借阅手续，直接提档。4.4部门负责人以下员工借阅资料时，需经部门负责人批准，填写《资料使用申请表》，并办理借阅手续。4.5借阅部门资料须按规定办理相关手续，不得擅自扩大查阅范围，未经许可不得私自抄录或复制。如确属工作需要摘录和复制，须经分管领导或总经理审批方可摘录和复制。查阅“一般”级资料，须经部门负责人审批。查阅“密件”级资料，须经分管领导审批。查阅“绝密”级资料，须经总经理审批。外借资料必须在规定时间内及时归还。4.6借阅、使用资料必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密。如有资料遗失，按照资料的重要轻重程度进行处罚。4.7任何个人未经允许不得随意销毁部门资料。4.8针对保管期限已满的资料，通过鉴定对无保存价值的档案进行销毁。销毁前必须填写《资料销毁清单》，经资料管理负责人、部门经理审批后，由二人以上对照《资料销毁清单》检查资料，确认无误后在指定地点监销。监销人员事后应在销毁清单上注明“已销毁”字样、日期并签名。4.9资料管理人员要认真填写、编制销毁清单，资料销毁清单需长期保存。如有个别资料和文件未被批准销毁，尚需保存，则应在销毁清单上做出适当说明。为了防止错销，对已批准销毁的资料除特殊情况外，一般均应“暂缓执行”，待保存半年以后，确认已无利用价值时再行销毁。4.10若按规定需要销毁时，凡属密级资料须经总经理批准后方可销毁，一般内部资料，须经部门负责人批准后方可销毁。4.11因个人原因导致资料遗失，根据资料等级进行相应处罚4.11.1普通级资料：记过失一次，且按公司相关奖惩规定进行现金处罚，部门内部通报批评。4.11.2重要级资料：记重大过失一次，且按公司相关奖惩规定进行现金处罚，在绩效考核中建议HR扣除相应绩效分值并上报公司，公司内部通报批评。4.11.3以上情况在一年中出现两次以上，按以上条例并处双倍及以上处罚。5.支持性文件6.相关记录</p>