物业公司三体系程序文件之记录控制程序

1目的与范围

对记录进行有效的控制，以保证能提供产品、过程、管理体系符合要求的程度以及管理体系有效运行的客观证据，为验证和制定纠正、预防措施提供依据。

适用于对管理体系记录的填写、收集、整理、归档、保存、借阅、检索及超过保存期限记录的销毁的控制，同时适用于对来自供方有关记录的控制和管理。

2引用文件

Q/PM0501-2006《管理手册》

3术语和定义

本程序采用GB/T19000-2000、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001标准的术语和定义。

4职责

4.1品质保障部负责本程序的制定、修订及归口管理，并对各部门/管理处/子公司记录管理情况进行监督检查。

4.2各部门/管理处/子公司负责本程序的具体实施。

5工作程序

5.1记录的控制范围与分类

5.1.1记录的控制范围包括：

a)管理体系文件中规定提供的记录；

b)管理体系运行中形成的记录；

c)来自供方的记录。

5.1.2记录的分类包括：

a)产品实现过程及其满足要求的记录；

b)产品设计和开发过程的记录；

c)产品检验和试验记录；

d)环境管理监测与测量记录；

e)职业健康安全绩效的主动测量和被动测量记录；

f)来自供方的与质量、环境、职业健康安全有关，以及对供方进行评价的记录；

g)生产和服务过程的记录；

h)内审记录；

i)管理评审记录；

j)预防与纠正措施记录；

k)持续改进的记录；

l)测量设备校准和验证的记录；

m)教育、培训、技能和经验记录；

n)丢失、损坏或者被发现不适宜使用的顾客的财产的记录。

5.2记录的填写

5.2.1按记录设置的项目逐项填写，不得缺项，某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。

5.2.2记录填写应及时，内容完整、记录填写应及时、准确、连续、整齐、字迹清晰，签字完整，能准确识别。

5.2.3涉及到管理体系的重要记录，一律用钢笔或签字笔（墨水为黑色或蓝黑），不能用铅笔或圆珠笔填写。

5.2.4记录应由责任部门或责任人员填写，并按要求履行签字手续，签名时必须签全名，日期不允许留空，按照年-月-日的顺序逐一填写。

5.2.5记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改、撕（换）页。若系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“单杠划改”形式进行更改，但应保持原有记录的可识别性，并在更改处签上更改人的姓名和更改日期，凡涂、贴、刮方式改动的记录一律作废。

5.3记录的编制、标识及检索

5.3.1各类表格由各使用单位负责人编制审定后经品质保障审批后统一标识、编号、发放，记录格式优先选用国家标准规范或行业主管部门推荐的形式。

5.3.2各相关单位可根据需要提出记录格式的更改（换）建议，执行《文件控制程序》。

5.3.3记录表格由品质保障部统一进行标识备案，标识方法见《整合型管理体系文件编码规定》。

5.3.4品质保障部编制公司管理体系文件中规定提供的《记录一览表》，各部门/管理处/子公司根据本单位在管理体系运行中形成的记录、来自供方的记录和《记录一览表》，编制本单位的《记录台帐清单》，以便于检索。

5.4记录的收集、整理、归档、保存

5.4.1各部门/管理处/子公司负责各自主管过程记录的收集、整理和保存。必须指定专人对记录进行分类，依日期顺序整理，装订成册，登记。

5.4.2记录的保存条件应符合要求，应具备必要的防火、防盗、防潮、防尘、通风措施，防止发生丢失、虫蛀、霉变等现象的发生。保证记录等档案在保存期内不受损坏或丢失。

5.4.3品质保障部根据记录的重要程度，确定保存期。

a)有永久保存价值的记录应永久保存；

b)有重要保存价值的记录应保存五年以上，

c)一般记录应保存一年；

d)公司员工个人的教育培训资料保存至该员工离开公司之日起十日；

e)顾客在合同中对有关记录保存已作规定的，应按合同规定进行保存。

5.4.4各单位应不定期检查本单位内记录使用情况，品质保障部每季度检查一次记录的适用，管理情况。

5.5记录的发放、查阅、借阅

5.5.1记录的发放由品质保障部按《文件控制程序》中的相关规定执行。

5.5.2各单位保管的记录应按照规定进行编号、标识、分类存放，便于检索记录。

5.5.3因内部工作需要借阅或复制记录，由借阅人填写审批单，经相关部门负责人批准后，方可借阅或复制的查阅。

5.5.4当顾客在合同中有查阅记录要求时，可提供顾客及其代表查阅，查阅前应办理手续，并经公司相关部门负责人批准后方可查阅，但不得复制或借离。

5.6超过保存期限记录的处置

5.6.1各部门/管理处/子公司按《记录一览表》规定的保存期限保存本单位的记录。

5.6.2超过保持期限的记录，每年一次（12月~1月）由记录的保管人员负责申报，并填写《文件/资料处理申请单》经本单位负责人批准后交品质保障部审核，报管理者代表最后审核后方可在授权人监督下由专人予以销毁，审批及销毁记录应予保存。

5.7品质保障部负责对各部门/管理处/子公司记录的整理和保存情况进行检查。

6相关文件

6.1Q/GEPM0556-2006《文件编写规定》

6.2Q/GEPM0551-2006《体系文件编码规定》

7记录表格

7.1《记录一览表》

7.2《文件（资料）领用、借阅、复印审批单》

7.3《文件（资料）领用、借阅、复印登记单》

7.4《文件（资料）处理申请单》