物业公司三体系程序文件之设备管理控制程序

1目的与范围

确定、提供、管理和维护为实现管理和服务的符合性、环境、职业健康安全管理的要求以及正常运作所需的基础设施，以塑造良好形象，增强客户信心，保证服务和工作质量，提高工作效率。

适用于根据合同由业主提交委托管理的各类公共运行设备、辅助设备与设施的使用、保养、维修、大修、更新、改造、封存、报废管理的控制。

本公司自行购买的各类设备设施参照本程序进行管理控制。

2引用文件

Q/PM0501-2006《管理手册》

3术语和定义

3.1本程序采用GB/T19000-2000、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001标准的术语和定义。

3.2设备管理：按照科学的管理方法、程序和技术要求，对各种物业设备进行的基础管理、日常运行管理和维修管理。

3.3设备基础管理：指对物业设备的基础资料管理、标准化管理、规章制度的建立及教育培训等管理活动。设备基础资料包括原始资料、运行资料和维修资料。

4职责

4.1工程技术部负责策划、组织、指导、协调、监督各单位设备设施的管理，设备设施中、大修、更新改造、封存报废的审批。

4.2各管理处、子公司设备管理部门/人员负责在管项目设备设施的资料管理、保管、使用、运行、操作、维修、保养、更新、改造、封存、报废的日常管理与实施。

4.3公司财务稽核部负责设备设施大中修、报废与更新等费用筹措原则的制定以及费用使用审核。

4.4大型设备设施的维保、改造等应根据合同评审程序由各单位初选供方，由工程技术部进行统一评审，报总经理批准后确定。

4.5各部门负责对本部门管理和服务所需的设备设施的使用和日常维护。

4.6总经办负责办公设施使用、维护、维修管理和控制。

5工作程序

5.1设备设施的确定

为实现服务符合性所需的基础设施、服务提供设备和支持性服务工具应包括：

a)服务与公共设施：软件和硬件，如计算机管理网络、通讯设施、运输设施、水、电、气（汽）供应、道路及排污管线等；

b)共用设备：供电系统、给排水系统、消防系统、通讯系统、暖通空调系统、通排风系统、污水处理系统、电梯系统、有线电视系统、安保监控系统、楼宇自控系统、停车场管理系统、计算机管理网络系统等；

c)支持性设备和工具，如维修、养护、保洁、绿化用的设备和工具等；

5.2基础设施的提供

5.2.1业主按合同和法规要求提供共用设备、服务设施、公共设施、物业用房，公司由工程技术部牵头，相关管理处、子公司人员参与共同进行接管验收。

5.2.2物业服务所需的办公、服务、维修用设备和工具，由公司各部门、管理处子公司提出申请，填写《__月采购计划表》，注明设备设施工具名称、用途、型号规格、技术参数、单价、数量等，主管领导审批，必要时征得业主同意，总经理批准，总经办组织购买，需要时，相关部门应协助选型。

5.3接管设备的验收

5.3.1设备的接管与验证(收)，由公司分管总助组织，工程技术部牵头，管理处、子公司有关人员参加与开发商办理设备交接验收及资料移交手续。

5.3.2设备接管时按照设备出厂说明书及有关国家规范、标准进行验收。如验收不合格，则应在验收单中说明实际情况及原因，并提出整改建议，限期由承建商负责整改。

5.3.3设备接管验收四个确认

5.3.3.1接收确认（AQ）

a)包装确认：包装符合运输要求，不破损，不损伤设备表面；

b)设备确认：名称、规格、型号、厂家、新旧程度符合合同要求；

c)设备部件确认：零部件、备品备件、检测仪器仪表、辅助零部件等符合合同要求。

d)文件资料确认：各种技术资料、图纸、说明书等文件资料符合合同要求。

5.3.3.2安装确认（IQ）

a)安装技术确认：安装过程、位置、环境符合相关技术标准、图纸和说明书；

b)能耗系统确认：运行所需能耗系统如：电、气、水是否符合设备设计标准；

c)辅助系统确认：运行所需辅助系统如通讯、过滤冷却装置符合设计标准。

5.3.3.3设备运行确认（OQ）

a)检测仪表精度确认：检测仪表精度应符合厂家提供的标准；

b)设备功能确认：各项功能应符合相关技术标准达到使用目的；

c)安全装置确认：符合相关国家规定。

5.3.3.4设备工艺确认（PQ）

a)符合工艺流程

b)已确定检验检测方法及品质标准。

5.4设备的标识、建帐和资料管理。

5.4.1设备与系统的标识

设备与系统的标识执行《设备及管道的识别色、识别符号与标识方法》。所有设备均实行单机悬挂设备卡，标识该机的编号、厂家、技术参数、责任人、运行状况等主要参数。设备卡及系统标识由管理处、子公司负责制作、填写、塑封、统一张贴于醒目位置。

5.4.2设备的建帐

5.4.2.1公司在物业接管验收时清点造册，登记基本的设备管理台帐和产权清册（适用时），建立设备技术档案。

5.4.2.2管理处、子公司工程管理部门负责建立《设备设施一览表》，该清单内容包括：设备名称、统一编号、规格型号、生产厂家、主要技术参数、技术资料、随机资料；保养单位、单价、数量、安装、维修要点等。全套资料须报工程部存档。

5.4.2.3管理处、子公司分管经理每半年审核一次《设备全年维保工作安排计划表》。

5.4.2.4管理处、子公司相关机电主管对重大的、主要的设备建立单机档案(以机组为单位，大型附件对应主机另立档案，小型附件归入主机一体化建档)，形式为一对一的全套《设备登记卡》。

5.4.3设备资料的归档

5.4.3.1每台设备资料依次编入：说明书、合格证、每台设备所涉及的设备检查保养计划表、设备检查保养表、每次机电设备维修保养记录表等。

5.4.3.2管理处、子公司机电主管保存《维修单》、《公共设备（机具）对外委托维修申请单》、《设备全年维保工作安排计划表》。

5.4.4设备资料的管理

5.4.4.1所有的设备资料案卷档案，集中存放于各项目单位档案柜并标识清楚。基本资料包括：

a)原始技术资料包括设备使用说明书、验收文件、登记表、中、大修工程记录、事故记录、更新记录等；

b)维修资料包括维修记录、年检记录、保养记录、校定校准记录等。

c)运行资料包括运行记录、运行月报等，视需要保存。

5.4.4.2进口、重要设备资料原件由公司工程技术部统一保管，管理处持复印件。

5.4.4.3管理处、子公司机电主管对所用资料的记录、案卷进行检查，保证资料记录和使用的有效性。

5.5设备的编号

5.5.1尊重并延续业主或设计单位在接管验收前已经形成的设备编号。

5.5.2接管验收时尚未明确的设备编号，各管理处、子公司根据《设备编号规定》分别编写，集中汇总于公司工程技术部。

5.6设备的运行

5.6.1对应不同的设备，由工程技术部制定总体运行管理规程，安全操作规程，管理处、子公司运行人员遵照执行，并做好相应的运行记录。

5.6.2不论是业主委托管理的公共设备设施，还是公司自行新购入的设备，在使用前应由使用单位识别其环境因素与危险源，评价风险程度，提出必要的控制措施，并应符合《环境因素识别及评价控制程序》、《危险源辨识及风险评价控制程序》的有关规定。

5.6.3设备设施按不同的系统划分责任区域，责任区内确定责任人。各类设备应有专人负责，设备的使用应严格执行安全操作规程。

5.6.4各项目单位组织对设备操作、维修人员进行培训、考核合格后上岗独立操作。对国家规定的特种作业设备，操作人员应持有相应的国家授权管理机构颁发的上岗证方可上岗。

5.6.5各类设备的运行/停止、台数调整、参数调整、工况变换等应由机电主管开具《运行调度单》，经过主管经理的审核后下发，当班人员按单操作。

5.6.6各管理处、子公司负责本单位设备完好率的统计、上报，统计资料应予保存。

5.6.7各管理处、子公司应按照《记录控制程序》对各自的记录予以收集、整理和保存。

5.6.8公司工程技术部对于因设备管理混乱、设备严重失修而影响生产的单位或部门，应当令其限期整顿，并根据情节轻重提请公司追究该部门负责人或者有关责任人员的责任。

5.6.9对玩忽职守，违反设备操作、使用、维护、检修规程，造成设备事故和经济损失的职工，由其所在管理处、子公司根据情节轻重，分别追究该员工的经济责任和行政责任，构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

5.7设备的维修、保养

5.7.1运行设备、环保、安全消防专用设备设施应按期进行维护、保养，以确保设备能力满足要求。

5.7.2设备的安全装置应定期检修或检定、校准，检定、校准单位应具备相应的资格。

5.7.3根据设备的实际技术状况，结合运行安排，由管理处、子公司编制设备检修计划，报工程技术部批准。

5.7.3机电人员依《设备全年维保工作安排计划表》的安排，对应各设备检查保养要求进行检查周、月季度、半年、年度维保，并将结果按单机记录于设备检查保养记录表中，一般情况下设备年度大修保养均委外进行。

5.7.4发现设备损坏，机电主管要组织人员进行维修，对于重大维修以工程事项联系（通知）单的形式通知工程技术部，工程技术部给予书面批复，视情况派专业工程人员现场指导。

5.7.5解决不了的故障需要委外维修的，机电主管应填写《公共设施委外维修申请单》，初步选择服务供方，经管理处、子公司经理签字，报请工程技术部审核，总经理批准执行，维修结束，机电主管需对设备进行检测，检测合格方予以验收。

5.7.6涉及到业主委托管理设备的大修，必须书面报告业主委员会，按照国家和省市现行有效的操作办法执行。

5.7.6设备使用单位或部门应当合理储备备品零配件、易损件，并做好保管维护工作。各单位应当在保证设备检修质量的前提下，做好设备旧件的修复利用，节约维修资金。

5.7.7设备及零星部件的请购按正常运作或维修的需要，由各项目单位填写采购计划单，经管理处经理签字后报审，然后交采购。对进口件、单价较高的维修零部件的采购应尽量采取招投标方法。

5.7.8所有设备的维修按单机的形式一一对应记录在各自设备登记卡内。设备的维护、保养、检定、校准记录同样应予保存。

5.7.9对于特种设备的维保方，应验证其使用的检测设备、仪器的检定合格证明和工作人员的资格证明。

5.7.10对于服务外包供方，其所携带的用于提供服务的大型设备设施应参照本控制程序进行管理，由服务接受方监督、检查，工程部每年抽查2次。

5.8采购

5.8.1公司购置重要设备前应当由使用人员或设备管理人员提出有关设备的可靠性和有利于设备维修等具体要求，应当充分进行技术经济论证，并书面上报集团公司审批。

5.8.2设备的购置应由需用单位提出申请，并编制购置计划，经批准后，实施。购置计划的内容应包括：

a)说明购置设备的理由，必要性、充分性；

b)需添置设备的名称、规格、型号、数量；

c)对拟购置设备安全性能的评价；

d)计划用款；

e)拟选定的生产厂家及对生产厂家考察、评价意见。

5.8.3采购人员按照批准计划的规格要求，会同购置申请人、工程技术部人员共同采购，在确认所购产品性能、规格要求，且具有产品合格证书，价格合理的情况下着手考察以下几个方面：

a)运行生产需要性；性能适宜性；物理状态适宜性；零部件耐用性；

b)设备可维修性；节能降耗性；环保性；安全性；设备成套性。

5.8.4公司自行新购入的设备、工具由使用部门进行安装调试验收，由机电主管会同机电人员进行验证，对重要设备的验证需会同工程技术部专业工程技术人员共同进行，验收要点参照5.3.3条规定。验证完毕机电主管办理入库建帐手续，填写进货检验报告单，填写《固定资产验收/回收单》，验收合格的设备，纳入设备管理台帐，建立和保存设备技术档案，验收不合格的设备，由采购部门与供方协商处理，在验收记录上注明处理结果。

5.8.5新设备的使用单位负责按设备说明书编制安全操作规程，操作人员应经供应商培训后方可上岗，新编制的安全操作规程应符合《文件控制程序》的有关规定，并应报工程技术部审核。

5.9设备库存的管理

闲置设备和暂停使用设备，由所属部门进行库存管理，并做好记录，存放地点必须相对集中，保持干燥、通风，并加盖防尘罩，贴上标签。库存设备重新启用前由专业机电人员或相关人员进行保养后，方可投入使用。

5.10设备事故处理

5.10.1发生各类设备事故，应先切断电、气（汽）、水、油源，保护现场，通知管理处、子公司领导到场，必要时通知工程技术部及总公司领导。

5.10.2处理设备事故时应将人身及设备、建筑安全做为首要考虑对象。

5.10.3主管经理现场调查原因，决定自行修复或委外维修。

5.10.4事故排除后，相关人员做好详细记录，填写事故分析报告，预防措施报告，经调查系人为事故，管理处、子公司应提出对责任者的处理意见。

5.10.5对相关人员进行培训、教育、总结，以防再次发生类似事故，必要时修改文件规定。

5.11设备的报废

属于下列情况之一的设备，应当报废更新：

a)国家明令淘汰的设备；

b)经过预测，继续大修理后技术性能仍不能满足工艺要求和保证产品质量的；

c)设备老化、技术性能落后、耗能高、效率低、经济效益差的；

d)大修理虽能恢复精度，但不如更新经济的；

e)安全性能不符合国家要求，且无改造价值的设备；

f)严重污染环境，危害人身安全与健康，进行改造又不经济的；

g)其他应当淘汰的。

5.11.2设备的报废应由使用单位申请，工程技术部确认、必要时可请第三方权威单位鉴定，公司财务稽核部协助，报业主委员会（产权人）审核批准后方可实施。

5.11.3公司财务中心负责公司自购设备报废的帐务处理。

5.11.4管理处、子公司工程管理部门在《设备管理卡》及《设备设施一览表》中注明报废状态，报废的设备设施应挂报废牌。

5.12根据建设部《全国物业管理示范住宅小区（大厦、工业区）标准》，对于各类服务设备设施的管理应做到：

a)各类设备设施图纸、档案资料齐全，管理良好：

b)设备设施运行正常，有正常的保养、检修制度；

c)电梯按规定时间运行；

d)运行人员严格按照操作规程执行；

e)中央空调系统正常运行；

f)供配电系统正常运行；

g)智能化系统正常运行；

h)生活用水、高压水泵、水池、水箱有严格的管理措施。二次供水卫生许可证、水质化验单、操作人员健康合格证齐全；

i)消防系统设备完好，可随时启用。

6相关文件

6.1《文件控制程序》

6.2《记录控制程序》

6.3《设备及管道的识别色、识别符号与标识方法》

6.4各类设备运行管理规程

6.5各类设备维修保养规程

6.6各类设备操作规程

6.7各类设备安全规程

6.8各类设备应急处理规程

7记录表格

7.1月物资采购计划清单

7.2交接班记录

7.3设备全年维保工作安排计划表

7.4设备登记卡

7.5材料物资采购审批表

7.6临时材料物资采购审批表

7.7采购计划审批单

7.8工程事项联系（通知）单

7.9设备事故报告单

7.10设备设施清单