物业公司三体系程序文件之管理评审控制程序

1目的与范围

为了确保公司管理体系的适宜性、充分性、有效性，以及管理方针、目标、指标适应公司自身发展的需要，识别改进时机，寻找改进机会和区域，确定改进方向，以持续改进管理体系的业绩和效率，充分满足相关方的需求和期望。

适用于公司总经理对管理体系的正式评价，也适用于对其中某一个管理体系的评审，包括识别体系改进的机会和变更的需要，以及对方针和目标指标的评价。

2引用文件

Q/PM0501-2006《管理手册》

3术语和定义

本程序采用GB/T19000-2000、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001标准的术语和定义。

4职责

4.1总经理负责主持管理评审活动。批准《管理评审计划》和《管理评审报告》。

4.2管理者代表负责组织管理评审活动，向总经理报告管理体系运行情况，提出改进建议，组织编写管理评审报告，负责审核《管理评审计划》。

4.3品质保障部编制《管理评审计划》，收集管理评审输入资料，组织会务安排。、

4.4品质保障部负责管理评审会议的签到和记录，协助管理者代表编写《管理评审报告》报审，并负责纠正、预防和改进措施实施后的跟踪和验证工作。

4.4各相关部门、管理处、子公司负责准备并提供全套与本部门/单位工作有关的评审资料，并负责实施管理评审中提出的相关纠正、预防和改进决定。

4.5各部门负责人参加管理评审，传达并组织实施管理评审决定。

5工作程序

5.1管理评审基本流程

评审的策划à评审准备à评审输入à实施评审à作出评审结论和决定à评审输出à实施评审决定à跟踪验证活动效果。

5.2管理评审的时机和频度

5.2.1一般情况下，公司每年进行一次管理评审，时间间隔不超过12个月。通常于每年3月进行，安排在年度内部审核完成后或外部质量审核前进行。

5.2.2管理评审一般以会议的形式进行。

5.2.3发生以下情况时，由总经理可决定适当增加管理评审：

a)公司组织结构、经营战略、产品和服务内容、服务范围、资源配置、外界环境重大变化时；

b)市场需求发生重大变化时；

c)发生质量、环境或健康安全类重大责任事故。出现相关方严重投诉或投诉连续发生时；

d)当法律、法规、标准及其他要求影响管理体系的重大变更时；

e)外部质量保证需要时，如即将进行第二、三方审核或法律、法规规定的审核时；

f)审核中发现严重不合格时；

g)总经理认为必要时。

5.3管理评审的策划

5.3.1总经理确定增加管理评审的具体时间，提前20天通知品质保障部。

5.3.2品质保障部按照每年3月进行的惯例，提前30天编制《管理评审计划》，报管理者代表审核，总经理批准。计划主要内容包括：

a)评审时间、地点；

b)评审目的；

c)参加人员；

d)评审内容；

e)评审准备要求；

5.3.3品质保障部提前20天发出关于管理评审的行政通知，并附上“管理评审计划”，通知参加管理评审的所有人员。

5.3.4参与管理评审会议的人员包括总经理、管理者代表、各部门、管理处第一负责人及相关人员。

5.4管理评审准备

5.4.1管理者代表负责组织各部门，依据“管理评审计划”中准备工作的要求，调查分析有关问题和实际情况，收集并提交有关文件资料。

5.4.2作为评审输入的内容应包括：

a)内部、外部管理体系审核结果；

b)各部门、管理处、子公司所承担的各项管理目标、指标完成情况，包括适宜性、业绩、存在的问题及改进的意见；

c)顾客及其他相关方反馈的重要信息，包括顾客满意度调查分析的结果，业绩、存在的问题及改进的意见或建议

d)各部门工作业绩及产品和服务质量、环境与职业健康安全绩效和法律、法规、相关方要求及体系要求的符合性；

e)管理方案、控制措施实施情况，包括业绩、存在的问题及改进的意见或建议；

f)环境污染事故与安全事故或职业病调查、处理情况；

g)纠正、预防措施等改进工作的实施情况及效果的报告；

h)上届管理评审决定的执行落实情况及效果的跟踪验证报告；

i)可能影响管理体系的内外部条件的变化；

j)市场评估及战略计划；

k)对管理体系、产品和服务、环境和职业健康安全、资源配置的改进建议。

5.5管理评审会议

5.5.1管理评审一般采用会议形式，由总经理主持。

5.5.2管理者代表报告体系运行情况。

5.5.3参加管理评审会议的人员按《管理评审计划》的要求内容和评审会议进程安排，对所提交的报告/资料进行逐项的汇报发言与分析、评审。

5.5.4与会者讨论管理体系运行的适宜性、充分性和有效性，查找可能存在的系统性问题。

5.5.5对存在的问题和潜在的不足之处提出解决对策，落实责任部门。

5.5.6在评审时，对经常发生问题之处或多个部门、管理处发生的同类问题，应予特别注意，以利于发现系统性问题。

5.5.7管理评审时应指定专人对有关人员的发言要点、讨论结果、意见或建议等进行记录，形成相关记录。

5.6评审结论和决定

5.6.1总经理对每一项评审内容作出评审意见，根据评审意见对管理体系的适宜性、充分性和有效性做出结论。结论可以是：

a)适宜、充分、有效；

b)基本适宜、充分、有效，个别方面需要改进；

c)不够适宜、充分、有效，总体需要改进（包括进一步调查、验证等）。

5.6.2总经理对评审后改进活动提出明确要求，包括体系、资源、方针、目标指标是否需要调整等。

5.7管理评审的输出

5.7.1管理评审的结论以管理评审报告的形式输出。

5.7.2评审结论应包括以下内容：

a)对公司的管理方针、管理目标、管理体系的适宜性、充分性、有效性评价的结论，需要改进的区域及改进措施的决定；

b)对产品质量、服务质量、环境管理现状、职业健康安全状况评价的结论，需要改进的区域及改进措施的决定；

c)对组织结构的调整、职责权限的划分所作出的决定；

d)对资源配置的调整或补充；

e)与顾客要求有关的产品的改进决定和措施；

f)管理体系变更的需要和改进的机会

5.7.3编制评审报告

品质保障部整理有关的评审记录和资料，编制管理评审报告，评审报告应包含以下内容：

a)评审的日期；

b)参与评审的人员名单；

c)对每一个评审项目的简短描述；

d)总结管理体系的适宜性、充分性和有效性；

e)对改进事项确定责任，规定实施和验证的日期；

f)有关的数据和资料作为附件；

g)其他决定或要求。

5.7.4管理评审报告的发布

管理评审报告经管理者代表审核报总经理批准后，在评审会议结束两周内，由品质保障部依据分发范围发放至参加评审的公司领导和各部门、管理处负责人。

5.8实施改进

5.8.1管理者代表对管理评审中出现的不合格或改进项目组织实施改进，向责任部门发放《整改通知单》。

5.8.2责任部门按《纠正与预防措施控制程序》要求，分析原因制定相应对策，经管理者代表审批后同意后组织实施。

5.8.3品质保障部对其采取的对策进行跟踪检查，评价其有效性，并将实施效果向管理者代表汇报。

5.8.4涉及全公司范围的改进活动由管理者代表亲自组织进行改进策划，制定相应的改进计划，报总经理批准后，组织相关部门、管理处予以执行。

5.8.5管理评审的结果引起文件更改时，由涉及文件的主管部门按《文件控制程序》的规定组织申报，由品质保障部实施更改。

5.8.6管理评审产生的相关记录由品质保障部《记录控制程序》的要求收集、整理、保存，保存期限为三年。

6引用文件

6.1《法律、法规要求管理程序》

6.2《应急预案与响应管理程序》

6.3《纠正和预防措施控制程序》

6.4《记录控制程序》

7记录表格

7.1《记录一览表》

7.2《管理评审计划》

7.3《管理评审报告》