物业公司人事行政制度汇编

行政人事部质量目标

1、从业人员培训合格后方可上岗。

2、特种专业人员持证上岗率100%。

3、采购产品批次不合格率为零。

行政人事部经理岗位职责

汇报上级：总经理

督导下级：人事主管、行政助理、库房管理员

联络部门：公司各部门

一、对上级领导负责，主持行政人事部的工作，制定部门工作计划，处理日常行政事务工作。

二、严格执行上级领导的各项指令，有权询问、检查、督促各部门工作执行情况。

三、掌握公司各部门员工的思想和工作状态，认真执行国家和地方政府有关人事劳动的相关制度和法规，并以此为依据制定内部的各项人事、劳资管理制度和部门规章，经总经理许可后加以贯彻落实。

四、负责公司劳动工资计划的审核，做好各部门所使用人员的综合平衡。

五、负责公司的工商年检及与政府相关部门的联络、沟通，做好外来文件的收集、组织机构代码年检及各种统计汇总工作。

六、负责考勤管理工作，认真检查劳动纪律，针对存在的问题采取措施。

七、负责组织制订员工培训、考核计划，并予以实施。

八、负责公司员工的后勤保障及办公用品的计划管理工作。

九、检查布置下属及各部门的日常工作，保证社区整体环境形象。

十、审批员工升职、降级，提高员工的工作积极性。

十一、协助各部门做好员工平时考核和年度考核工作。

十二、负责安排组织各部门员工的文化、娱乐活动，增强企业凝聚力。

十三、按有关规定开具公司对内、对外的各类介绍、证明公文，参与公司公关活动。

十四、加强与各部门的联系和沟通，对工作中的个体问题不扯皮推诿，有权协调各部门运作人际关系。

十五、完成上级领导临时交办的其它工作。

人事主管岗位职责

汇报上级：行政人事部经理

联络部门：公司各部门

一、对行政人事部经理直接负责，协助经理处理各部门人员的人事方面的事务、员工招聘等工作。

二、协助经理编写、修订、打印人事管理制度和部门各项规章制度。

三、负责检查其他部门的考勤、考纪情况。

四、负责监督各部门对人事制度的执行情况。

五、与各部门、劳动人事主管部门经常保持沟通。

六、协助经理制订，实施员工培训、考核计划。

七、负责办理员工的调入、调出、续聘、解聘手续，并对员工的工资调整、晋升、降级、津贴、保险等项工作进行落实。

八、建立并完善在职、离职员工档案及所需各类人才资料库，实行电脑科学化、系统化管理。

九、完成领导交办的其他工作。

行政助理兼采购员岗位职责

汇报上级：行政人事部经理

联络部门：公司各部门

一、严格按照ISO-9000文件规定进行质量监督、检查、管理，保存有关记录。

二、负责对已经批准的采购项目实施采购，协助库房管理员验货，对发现的不合格物品进行退货或更换。

三、负责公司各类合同的管理，建立合同档案便于查找。

四、每月对各部门呈报的采购申请单统一制表、咨询价格，经总经理审批后进行采购。

五、对各部门申购的专业性较强的物品，须由相关部门的专业人员协同采购。

六、合理控制采购资金的使用，选择有信用的供货商。

七、了解采购物品的市场行情、性能和质量，核对采购需求，及时、准确的完成采购任务。

八、采购物品及时入库，按月整理所有票据，做到账物相符、票据两清。

九、协助经理开展公司内部的文化、娱乐活动。

十、完成领导临时交办的其他工作。

库房管理员兼文员岗位职责

汇报上级：行政人事部经理

联络部门：公司各部门

一、对库房内所有存放的物品负责，发现异常情况及时上报。

二、对各种物品的入库要逐一核对，认真检查入库物品的名称、规格、型号、单位、数量，经确认无误后方可办理入库手续。

三、各种物品的申领须由申领部门负责人在领料单上签字，由申领人和库房管理员在领料单上签字确认后方可办理出库手续。

四、要根据物品的性质、种类和用途分类摆放，防止物品由于保存不当造成损失，同时杜绝事故发生。

五、各种物品的入库、出库、结存须当日登记；随时准备接受上级对账目、库存物品的检查。

六、每月28日（遇节假日顺延）对库存物品、账目进行核对、盘点。

七、做好库房内的消防、减灾、消杀、卫生及安全防范工作。

八、对公司文件、信函及外来有效文件的收发统一进行管理。

九、负责办公用品的领用发放工作。

十、负责员工胸卡的登记、制作、发放。

十一、协助各部门打印所需的文件。

十二、完成上级领导交办的其他工作。

解除劳动合同管理规定

一、为了加强公司对解除劳动合同关系的管理，完善和规范公司劳动人事制度，特制定本规定。

二、本规定适用于北京豪景物业管理有限公司全体合同制员工及已转正的临时工。

三、解除劳动关系

1、合同期内解除劳动关系

1）辞职

辞职是指在合同期内，有员工提出提前终止聘用关系的行为。员工辞职必须提前一个月（临时工至少提前一周），以书面形式向公司提出申请，经公司研究同意后，方可办理辞职手续。

2）劝退

劝退是指在合同期内，由公司提出解除劳动合同关系，经双方协商，一致同意解除劳动关系的行为。原则上公司劝退员工须提前一个月（临时工至少提前一周）通知被劝退员工，或按劳动法规定立即劝退，以加一个月工资补助代替通知。

符合下列条件之一，公司可以劝退员工：

A．患有非本职工作引起的疾病或非因公负伤，医疗期满后，仍然不能胜任本职工作的。

B．工作能力明显不适应本职工作需要，在公司内部又找不到适当的工作。

C．参加岗位培训后考核不合格，在公司内部又找不到适当的可以调整的工作。

3）辞退

辞退是指在合同期内，员工不合格或工作态度、技能、绩效等不符合公司要求，公司决定提前终止与员工聘用关系。原则上公司辞退员工必须以书面形式通知被辞退员工。

符合下列条件之一，公司可以辞退员工：

A．试用期未满，被证明不符合录用条件、能力较差、表现不佳或不能保质保量完成工作任务的。

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B．合同期内劳动态度差，工作缺乏责任心和主动性的。

C．经过岗位培训后，上岗工作表现仍然达不到要求的。

4）除名

除名是在合同期内，员工违反有关规定或做出有损于公司的行为，给公司造成较大的损失，公司根据有关规定与其解除劳动合同，并予以除名的行为。公司除名员工时必须以书面形式通知被除名员工。

有下列情况之以公司有权除名员工：

A．严重违反劳动纪律或公司规章制度的。

B．严重失职、营私舞弊、贪污腐化或有其它严重不良行为，对公司利益或声誉造成损害的。

C．对公司有严重的欺骗行为的。

D．因触犯法律而被拘留、劳教、逮捕或判刑的。

E．泄漏商业或技术秘密，使公司蒙受损失的。

5）自动离职

自动离职是指在合同期内，员工未经公司批准擅自离开工作岗位三天以上的行为。辞职、劝退、辞退员工未在通知书批准后3个工作日内开始办理离职手续，或10个工作日内未办完离职手续者，原则上行政人事部将会按自动离职处理。

2、合同期满

1）公司提出不再续签劳动合同

此种情况是指合同期满，公司根据情况不再与员工续签劳动合同的行为。原则上在合同到期前一个月前，公司以书面形式通知员工本人，合同到期不再与其续签合同。

行政人事部应在合同到期二个月前将合同到期需续签合同人员名单提交总办，总经理与各部门经理商议后，根据员工工作表现及公司发展需要决定是否续签劳动合同人员名单，并在15天内反馈给行政人事部，由行政人事部安排合同续签事宜或提前一个月向员工下达不再续签劳动合同的书面通知。

2）员工提出

此种情况是指合同期满，员工不愿与公司续签劳动合同，原则上在合同到期前一个月，员工应以书面形式通知公司到期不再续签劳动合同。

胸卡管理制度

为了对员工进行有序的管理，体现公司的整体形象，特制定员工胸卡发放制度：

一、胸卡明确标注了员工的部门和编号，为员工在公司工作的身份证明，体现着公司的整体形象。

二、员工办理入职手续后，执《报到程序单》到行政人事部登记并发放胸卡。

三、员工领取胸卡须在《报到程序单》中相应位置上签字。

四、员工当班必须佩带胸卡，否则按公司有关规定处理。

五、员工在工作中因个人原因将本人胸卡丢失，应及时报告行政人事部进行补办，并缴纳胸卡工本费10元。未及时办理，在公司检查中发现，按照公司有关规定处理。

六、员工因各种原因调离公司时，其胸卡必须交回行政人事部，行政助理负责将其从记录中删除，方可在调离单上签字。

工服管理制度

一、公司每年为员工订做两套工服（包括冬装、夏装各一套）。

二、公司每三周免费为员工清洗西装工服一次。

三、工服人为损坏（非自然原因），由员工自行赔偿或补做。

四、员工当班必须穿着工服，否则按公司规章制度进行处理。

五、各部门管理人员工服发放后，将不再收回。新工装发放后，由工装下发之日起工作未满一年的员工，离职时依照制作工装总额（包括冬装、夏装）按实际工作月份进行折扣，详见《员工工服折扣表》；工作满一年的员工离职时，不再扣除工装折旧费。

六、工程部员工、保洁员、电梯工、内保、车管员、消防中控等工作未满一年离职时，如工服保持整洁、未损坏将被收回，不再收取工服折扣费；如损坏严重或有明显污迹无法再穿，将依照制作工装总额（包括冬装、夏装），按实际工作月份进行折扣，详见《员工工服折扣表》。

物品领用制度

一、办公用品的领用手续

1、各部门按公司规定的员工办公费用标准每月30日前报计划填写《计划内采购申请单》。

2、由行政人事部、财务部审核，总经理批准。

3、行政人事部每月10日前根据总经理批准的《计划内采购申请单》完成采购任务。

4、各部门接到行政人事部通知，由专人按计划到库房领取办公用品。

二、工程维修材料及工具的领用手续

1、维修工具

工程部维修工具由工程部统一领取配发到个人并制作个人工具卡。工人到公司报到后，由工程部专人办理相应的工具出库手续；工具如有丢失，由本人负责。

2、维修材料：工程部经理列出清单，注明每月用量，行政人事部按清单入库。

三、正常上班时间内领料手续。

1、领用部门填写《领料单》，在《领料单》上注明需领取材料数量、名称。

2、部门主管级以上人员审核、签字。

3、领料人持《领料单》到库房管理员出领料。

4、库房管理员根据《领料单》审单后办理出库手续。

四、非上班时间（夜间、节假日）领料手续

1、根据平时维修的一般用量，工程部拟定能够维持1——2天维修的材料品种、数量、规格等，上报总经理批准后，在库房统一办理出库手续，工程部自行建立维修用料小库，以备夜间维修时使用。

2、工程部小库房由工程部夜间值班领班负责管理，小库房钥匙由工程部夜间值班领班负责。

3、工程部当班员工根据维修项目填写《紧急用料登记表》，并在维修单上填写所需材料，经当班领班签字同意后领用。

4、遇有库存材料需要补充时，工程部与库房管理员对工程部小库进行清点，检查使用记录情况，核对用料情况无误后补足。

5、遇到春节等长假，工程部根据情况提前报备所需材料物品，报总经理批准后，行政人事部采购，工程部办理出库手续并入工程部小库妥善保管。

6、行政人事部在客户服务部总值班处封存一套库房备用钥匙。遇到紧急情况需要打开库房领取材料时，工程领班报告工程部经理批准后，工程部经理电话通知客户服务部总值班，由客户服务部总值班进行记录，并与工程领班共同拆开封存的库房备用钥匙，领取急需的维修材料，并由双方在值班记录上签字确认，事后补办出库手续。

物品采购及管理流程

一、工程部向财务部、行政提供《工程材料低值易耗品目录》、《工程物料材料目录》各一份，库房科目分固定资产（2000元以上）低值易耗品、材料、办公用品三类设置，各部门填报《计划内（外）采购单》及财务、库房记账均按此分类。

二、工程部向行政人事部提供《工程部物料使用月计划》；每月30日前库房管理员、记账员进行库房盘点，对需补充工程物料分类填写《计划内采购单》上报。

三、工程部如有超计划外的物料要求，每月5日前做出说明填报《计划内采购单》。

四、其他部门每月5日前填报《计划内采购单》，审批后交采购购置。每月10日（与双休日顺延）完成计划内物品的采购。

五、对于计划外物品的采购，各部门可随时填写《计划外采购单》（加急物品加盖加急章）报总经理审批。

六、采购员审核无误后进行购买，一般物品一周内购齐，加急物品当日开始采购，争取两日内购齐。

七、物品领用时，计划内采购的办公用品，由行政人事部统一办理出库手续，并按各部门申报单进行分发；领用工程材料、低值易耗品及计划外采购的物品，领用人填写领料单，经部门经理审批后，到行政人事部记账员处填写《出库单》。

八、记账员凭《领料单》填制出库单，详细填写物品名称、规格、数量、单价、金额等项，物品单价采取先进先出原则确定。出库单一式四联，第一、三联留记账员处，作为记账凭证及出库存根；第四联交库房管理员，作为物品出库凭证。

九、领用人执《领料单》及出库单第四联到库房领取物品。

十、每月25日之前记账员将出库物品按出库单分类汇总，汇总明细为低值易耗品、固定资产、材料（清洁、工程、保安）、办公用品四类，编制汇总表，经财务审核，准确无误后，以此作为结转成本费用的依据。

节假日和干部值班制度

为了适应物业管理行业的需要，给业户提供满意的服务，特制订公司节假日值班制度：

一、凡遇有国家法定假日，公司各部门根据行政人事部所发的放假通知，合理安排部门内部员工在假期内值班，列出本部门《节假日值班表》报行政人事部。

二、行政人事部根据各部门上报的值班人员名单，合理安排主管级以上干部值班，制作《公司节假日值班表》并在放假前下发到相关部门。

三、各部门经理或负责人对本部门节日值班人员进行值班培训，提醒节日值班注意事项。

四、值班时由值班干部负责值班期间的公司事物处理，按《公司节日值班表》检查各岗位员工的工作情况，对重点部位进行巡视，发现问题及时处理并进行记录。

五、除节日值班外，每周六、周日公司安排主管级以上干部进行值班，值班干部负责处理值班期间公司日常事物的处理，检查各岗位员工的工作情况，发现违规及时纠正并进行记录。行政人事部负责安排每月的《干部值班表》并通知到干部本人。

六、各岗位值班人员应按时上下班，坚守自己的工作岗位，认真从事本职工作，并进行记录。

七、值班人员当班时不准喝酒、打扑克等，值班期间不准擅自离岗、脱岗，迟到、早退，一经发现，公司将按照规定严肃处理，情节严重者将予以辞退。

库房钥匙管理规定

一、库房管理员应保管好库房钥匙，严防丢失。

二、钥匙丢失时，库房管理员应立即报告上级主管，并书面说明丢失原因。

三、门锁损坏需要更换或维修时，应报部门经理批准，并在《维修工作单》上签字认可后，由工程部更换或维修。

四、库房管理员必须认真执行钥匙使用管理规定，未经上级主管批准，库房钥匙严禁外借。

五、备用钥匙要用信封封存由专人保管。如库房管理员不在需要应急使用时，经行政人事部经理同意后，由客户服务部总值班和工程部领班两人开启信封，共同进入库房领用材料，并详细记录钥匙借用、归还时间及领用物品数量及用途。待库房管理员上班后，补办出库手续。

材料出入库管理制度

一、库房管理员根据物品采购单核对验收所购物品规格、数量与实际采购是否相符，如有规格、数量问题，待部门负责人及专业人员审核批准后方可办理入库手续。

二、库房管理员会同物品采购使用部门对物品进行验收，确认无误后，按发票上的数据逐一填写《入库单》，作物品报销使用。

三、凡已购进入库未付账的物品，库房管理员要按购货日期、收款单位、品名、单价、数量、金额等项内容登记入账，付清一笔，注销一笔，随时与财务部保持付款金额一致性。

四、所购物品涉及专业性较强的，应由专业人员与采购员共同购进，在办理入库时，需由专业人员在入库单上签字认可。

五、工程部由派单员填写《领料单》，并注明用途及数量，维修人员持单到库房领取维修材料，确认后签字认可办理出库手续。

六、维修人员应将更换的配件归还库房，换取新配件。如无可更换的旧配件，应上报经理并注明原因到库房领取，未使用配件及时归还库房，由库房管理员销账。

七、库房管理员根据《领料单》领取内容逐一填写《出库单》并签字，领用人确认签字后，由库房管理员按出库单所填项目办理物品出库手续。

八、库房管理员依据《出库单》登记《库存材料明细账》、《定期盘库明细表》，并于每月底前将《出库单》汇总后交财务部，财务部会计作为《记账凭证》冲销库存，并定期核对库存物品数量。

服务质量监督热线管理规定

一、行政人事部接听服务质量监督热线

1、服务质量监督热线专供业户投诉使用，无特殊情况不得用此电话拨打外线。

2、电话铃响三声内必须接听，并说：“您好，服务质量监督热线‥‥‥”。

3、接听人应细致、耐心、态度诚恳地听取业户的投诉，并详细填写《服务质量监督热线登记表》，如业户要求答复，还应记下联系方式。不得缺记、漏记业户投诉，不得有意拖延或隐瞒包庇，否则记“较大过失”一次，并按《员工手册》相关条款处理。

二、核实服务质量投诉

1、属于一般性维修，通知客户服务部填写《维修工作单》，并告知业户应拨打公司24小时热线服务电话。

2、属于对公司服务质量不满意的投诉，应立即填写《服务质量投诉调查表》，并向行政人事部经理汇报，对业户投诉进行核实。

3、行政人事部应广泛了解事发经过及各相关部门、当事人的具体情况，并根据实际需要向总经理或副总经理汇报。

三、处理服务质量投诉

1、.经核实确为公司员工服务态度、维修质量、维修不及时等原因造成业户严重投诉的，经总经理或副总经理批准后，行政人事部填写《过失单》对该员工记“较大过失”一次。

2、对于第一次出现服务质量问题的员工，扣除当月工资的百分之二十作为违约金；如该员工第二次出现此类问题时，扣除当月工资的百分之三十；如出现三次严重投诉，且情况属实的，公司将予以辞退或开除。