物业公司ISO体系办公室作业指导

1.目的

按照美爱物业管理公司《质量管理手册》规定的办公室职责，组织实施《质量管理手册》中质量目标测量、员工上岗前和在职培训以及4.2.3/4.2.4所列文件控制与记录控制程序之工作流程进行过程控制，以满足客户要求，符合并保持体系正常运作。

2.范围

公司ISO质量管理体系中办公室职责范围内的作业要求，均依照本作业指导执行，作业范围包括：

2.1《质量管理手册》中所涵盖的办公室作业实施内容:

2.1.1质量目标测量：员工上岗前和在职培训；

2.1.2《质量管理手册》中4.2.3/4.2.4所列文件控制与记录控制程序之工作流程进行过程控制；

2.2本作业指导所包含的内容。

3.作业职责

3.1.负责组织公司ISO体系文件的编写、文件受控和文件记录发放等；

3.2人力资源工作中员工招聘的常规管理；

3.3劳动资源考勤汇总、请假审核等；

3.4公司员工培训的开展与组织；

3.5公司计算机日常管理

4.人力资源管理（对外文件格式按《人力资源管理程序》附件一）

4.1人员增补计划申请

用人部门需增补人员时，填报《人员增补计划表》，经部门经理签字后送人力资源主管人审核，报请公司总经理审批。

4.2招聘广告、信息与报名

按《人员增补计划表》批准资料发招聘广告、信息（网络或报纸），应聘者报名时需填写《员工招聘表》，提交身份证复印件、相关职称、学历（证书）、1寸近照三张。

4.3面试与考核

由用人部门主管人员、公司人力资源主管人员、办公室人员以及公司主管领导（至少1人）组成3-5人的招聘考核小组。

4.3.1单独面试：小规模招聘时面试小组对应试者单独（一个人）进行面试（或初试）；

4.3.2小组面试：将应聘人员集中在一起，由主考官对应聘人员逐一提问，对应聘者的表现、知识、管理能力进行评价加以甄选。

4.3.3面试内容包括：

1仪表风度：体格外貌、穿着举止、精神状态；

2求职动机、工作期望、沟通能力；

3专业知识：对应聘岗位知识的深度、工作经验等。

4.3.4招聘组人员按《员工招聘面试、测试表》的内容和预先准备的面试资料内容向应试人员问话。

4.3.5面试结束后综合《员工招聘面试、测试表》ISO23-B/1中参与面试人员的意见，以得票多的应试人员从上至下录选。

4.4.工作流程

（略）

4.5招聘管理原则

4.5.1通过原公司人员引荐、人才市场、媒体广告和大专院校招聘优秀人才；

4.5.2业务增加时应优先考虑是否可以通过提高效率解决问题；

4.5.3健全的组织架构，依照组织分级管理及岗位规范选用适当人选，做到量

才适用。

4.6招聘条件

4.6.1部门副经理职员以上的中层干部：年龄要求25岁以上55岁以下，原则上要求大专以上文化，有4年以上的工作经验，执有行业职称证为基础条件，也可向社会招收有工作能力和专业技术的退休人员（但在企业任职只限65岁以下，且身体好素质高的中高层职员）；

4.6.2部门专业技术管理职员：年龄要求25岁以上65岁以下，原则上要求大专以上文化，有4年以上的工作经验，执有初级职称及行业上岗证；

4.6.3部门员工：年龄18-40岁之内，初中以上文化，有职业资格证书、岗位特殊工种操作证的优先。

4.7员工离（退）职

4.7.1员工经试用不合格或因违纪、自动离（退）职等原因，除本人书面申请外，需经部门或本人填写《员工离（退）职评审表》，部门经理签署意见后，由办公室人事管理人员审核，报送公司总经理批准；

4.7.2有下列违法违规与严重违纪情况之一的，解除公司与当事人签订的劳动合同：

1触犯国家法律法规被依法处理的；

2年度累计旷工4次（包括4次）以上的；

3工作不认真，经教育无改变的；

4违反操作规程造成公司或他人财产损失的；

5参与社会斗殴、群架、偷盗等其他严重违纪行为的。

4.7.3填写《员工离（退）职评审表》时，必须按表内项目认真填写，离（退）职理由必须充分，否则将退回部门重新报送；

4.7.4办公室按照《员工离（退）职评审表》内容与部门沟通或向本人了解情况后签写审核意见报送总经理批准；

4.7.5办公室按照审批意见通知部门向本人办理离（退）职手续；

4.7.6离（退）职手续按《员工离（退）职评审表》中相关项目内容进行；

4.7.7离（退）职人员办理好离（退）职交接手续后，向任职部门和财务部下达《员工离（退）职通知书》。

5.劳动资源管理

5.1员工考勤规定

5.1.1以部门或独立工作单位为考勤基本单位；

5.1..2公司员工正常工作时间为上午8：00点至12：00点，下午2：30分至5：30分；

5.1.3节假日按照国家有关规定执行；

5.1.4每月1日各部门考勤员将本部门考勤表（经本部门经理/主任签字确认）报送公司办公室；

5.1.5办公室劳资管理员根据《部门考勤表》填写《考勤汇总统计表》和员工请假统计表并经办公室主任批签；

5.1.6劳资专员按《考勤表》和《考勤汇总统计表》报送财务部做工资表。

5.2劳资（社保）工作的办理

5.1劳资工作由财务部劳资专员（或兼职人员）负责办理；

5.2员工社会保险（劳保/社保/医保等5金）由办公室按照公司相关规定作出计划和花名册，经总经理审核批准后送财务部向有关部门办理；

5.3经营（生产）统计

5.3.1以部门或项目施工现场（工程部等）为生产统计基本单位。

5.3.2部门统计员（或文员）根据生产、销售完成记录数据，进行生产经营统计。

5.3.3每月底部门统计专员（或兼职）将统计数据报送公司统计专员。

5.3.4公司统计员负责生产经营统计报表的记录，并报送公司总经理和财务部。

5.4劳动考核规定

5.4.1上班时间开始后10-30分钟内到班者，按迟到论处；迟到、早退30分钟以上者按旷工半天论处。

5.4.2员工外出办理业务前必须向本部门负责人陈述外出办理业务的原因和返回时间，不能及时返回时必须向本部门负责人沟通，并说明原因。

5.4.3员工一个月内累计迟到、早退达3次者提出口头警告一次，达5次者取消全年评奖资格，并给予警告处分一次。

5.4.4员工无故旷工1天者取消全年评奖资格；无故旷工3天者扣除当年奖金%；无故旷工3天以上者给予解除劳动合同。

5.4.5员工2天以内（包括2天）的请假手续由部门经理批准，2天以上的请假手续由部门经理同意后报公司主管领导批准。

5.5加班记录与加班工资计算

5.5.1员工因工作需要加班必须填写《公司员工加班单》；

5.5.2员工加班由部门经理（负责人）批签；

5.5.3普通加班工资（每加班一个工作日/7小时）按加班人月基础工资加奖金乘以法定出勤天数；

5.5.4节假日加班按国家相关规定执行。

6.员工培训作业管理

6.1由办公室编制公司《年度培训计划》报管理者代表批准；

6.2个案培训：由培训需求部门填写《员工培训需求表》，并作出培训计划，编制《员工培训课程安排表》，报管理者代表批准后实施；

6.3外部培训：由公司办公室填写《员工培训需求表》，报总经理批准后统一安排，培训完毕后，相关证明材料交人事部门存档。

6.4素质能力和质量意识的培训时机

6.4.1每年进行一次ISO质量管理体系全员培训；

6.4.2从事影响公司产品（商品房）符合要求的员工不能胜任相关工作时应组织培训；

6.4.3新员工入职上岗前进行相应的岗位培训，考核合格才能上岗；；

6.4.4部门或岗位员工调动(可进行工作岗位实操)；

6.4.5国家新政策法规文件的下达应组织培训或学习（或参加外部培训）；

6.4.6岗位业务、技能培训学习（或参加外部培训）等。

7.计算机管理

《计算机管理规定》附件二

8.相关文件

《质量管理手册》

9.相关记录

9.1质量目标（员工培训率）测量记录

9.2人力资料记录表格

《人员增补计划表》

《员工招聘表》

《员工花名册》

《员工招聘面试、测试表》

《新员工入职通知单》

《员工离（退）职评审表》

《员工离（退）职通知书》

9.3劳动资料记录表格

《考勤表》

《员工请假单》

《优秀员工评审表》

9.4员工培训记录表格

《培训需求表》

员工培训计划（非表格）

《员工培训签到表》

《培训记录表》