天孚物业企业档案分类编号办法
第一条为了有利于档案的整理、保管和利用,有利于档案的规范化、标准化和现代化管理,特制定本办法。
第二条按照天孚物业管理有限公司的管理权限与岗位职责结合文件材料形成的特点,天孚物业全宗档案分类原则是:按照档案的形成和来源、时间及内容的不同,分成若干类,并且结合各类档案的性质和特点分别进行管理。
第三条根据《天津市企业档案管理规定》、《天津市物业管理企业档案管理工作指导意见》,天孚物业企业档案共分为八大类,即党群工作类、行政管理类、经营管理类、物业管理类、物业项目类、会计类和特殊载体档案(包括:声像档类、实物类及电子文件)及其他类。
各类档案根据其形成的特点和载体的不同,采取不同的分类方法:
(一)党群工作类、行政管理类、经营管理类和物业管理类属于文书档案范畴。包括:天孚物业各职能部门在党群工作、行政管理、经营管理、市场扩展、物业管理及品质管理等项工作活动中形成的并办理完毕,具有保存价值和查考利用价值的文件、图纸、表格等文件材料。
文书档案的分类是按照大类—年度—保管期限分类法。根据文件材料的归档范围,按照文件自然形成的规律,保持文件之间的历史联系便于保管和利用的原则,结合文件的保管价值进行分类。
(二)物业项目管理档案是指天孚物业对所承揽的物业服务项目管理过程中所收集的基础管理资料和管理过程中所产生的相关业务文件材料。物业项目档案按照文件材料的类别分为两个二级类目:项目基础管理类(包括基建类、设备类和业主档案类3个三级类目)和项目业务管理类(包括房屋管理、设施管理、环境管理、绿化管理等7个三级类目)。
(三)会计档案是指天孚物业在会计工作中形成的会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计专业文件材料。会计档案是按照会计工作的程序和保管价值分为凭证类、帐薄类、报表类和其它类四个二级类目。
(四)特殊载体档案包括:
1、声像档案是指天孚物业在工程管理、房屋销售工作和党务、政务活动中形成的录音、录像、照片、光盘、磁盘等特殊载体的档案。
2、实物档案是指天孚物业在项目管理工作及社会活动中受到上级表彰,有保存价值的奖章奖牌、证书奖状、奖杯锦旗及有关人员赠送的字画、题词、工艺品等物品。
3、电子档案是指在日常办公使用计算机形成的电子文件需要备份保存的并刻制光盘后归档的电子文件。
(五)其他类是指不能归入以上大类中保管的应归档的文件材料如:公开出版或内部出版刊物以及装修修缮工作的文件材料等。
第四条档案排列与编号:
归档的文件材料经过分类、立卷后形成的档案,要按照一定的规律进行系统排列,确定每份文件和案卷在每类内的位置,编制文件“件号”和“案卷号”,使文件和案卷之间保持固定的位置,便于保管和利用。
(一)文书档案按文件级管理,以大类(问题)—年度—保管期限的顺序排列编制“件号”,按照保管期限的不同分别装入档案盒内保管。档案盒“盒号”的编制是在大类内按照永久-长期-短期的顺序逐年流水编制。
(二)物业项目管理类档案按照案卷级管理,根据物业服务项目的不同,在一个项目内按照服务专业结合时间顺序排列。
(三)会计档案在二级类目下按照保管期限[即:永久、25年、15年、5年]的顺序进行排列并编制案卷顺序号。根据会计档案产生案卷的数量,暂定为十年一流水编制案卷目录。
(四)声像档案在二级类目下按时间顺序分别进行排列并编制案卷顺序号,十年一流水编制案卷目录。
(五)实物档案在一级类目下按照时间顺序和二级类目的次序分别进行排列并编制案卷顺序号,十年一流水编制案卷目录。
(六)其他类档案按照档案形成的实际情况进行排列和编目。
第五条归档案卷经过整理、分类、排列、编号后,要输入档案软件进行存储并打印出案卷目录、文件目录等各种检索工具,为档案的开发利用提供服务。