物业档案管理基础知识

物业档案管理基础知识

一、物业档案定义

物业公司、项目、各部门从事业务等活动中直接形成对企业有价值的各种历史记录，包括：各种文字、记录、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

二、物业档案管理对企业管理的意义

※是评优的重要考核条件

※是质量体系评审的重要条件

※是企业文化的沉淀和传承

三、物业档案构成明细

会计档案和职工个人及特殊载体档案按照国家专门规定整理

1、会计档案管理办法（财会字〔1998〕32号）

2、照片档案管理规范（GB/T11821-2002）

3、磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-1995）

4、企业职工档案管理工作规定（劳力字〔1992〕33号）

四、传统整理方法--以卷为管理单位

一般分类方法有：部门、内容、年度、保存期限、保密程度

档案管理程序：

档案收集---分类整理--编号装订--立卷归档--档案修正--档案使用

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立卷：立卷就是把已办理完有保存价值的文件，根据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成案卷，也即是将互有联系的文件进行分类、组合、编目的一个过程

备考表：用来登记卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。

装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容，加盖保存期限的章

五、卷内文件排列

（1）管理性企业文件材料按问题、时间或重要程度排列。

（2）案卷内文件材料排列：1、文字材料在前，图样在后；2、译文在前，原文在后；3、正件在前，附件在后；4、印件在前，定（草）稿在后；5、批复在前，请示在后；6、复文在前，来文在后；7、案件的结论性文件在前，依据性材料在后

（3）基建类文件材料按项目依据性材料、基础性材料、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工验收排列。

（4）设备类文件材料按依据性排列如：使用说明、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修顺序排列。

六、档案排架

从左到右的顺序排列上架,也可将历年档案统一按保管期限分别排架，卷内文件材料页号的编写：案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。一般每卷不超过2公分（200张）。

图样页号编写在标题栏外，卷内目录、卷内备考表不编写页号。

七、归档纸型

一般采用国际标准A4型（297mm×210mm）或国家通用16开型（260mm×185mm）。图样折叠时标题栏露在右下角，盒脊厚度可根据需要设置为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm，卷盒采用337克重以上的无酸牛皮纸制作。

八、档案保存期限

短期档案：为1-4年；

长期档案：为5-10年；

永久档案：为永久保存；