星河湾地产物业总部档案管理规范

星河湾地产物业总部档案管理规范

一、档案资料的收集：

1、设立档案专柜，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案进行严格管理。

2、档案管理坚持全面细致，内容准确有效，专人专管。物业总部存档文件分为人事档案，文书档案，和其它应存档的资料文件。

二、档案资料分类整理：

收集后的所有文件，统一由档案管理员集中整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。参照物业标准化管理规程。

三、档案资料归档管理：

1、档案组卷按不同业务性质编号、造册、编辑并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能地把各种形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。

2、档案按时规范整理，具体详见第四点“文件编码规范”。

3、档案的管理环境必须做到“三防”，即防火、防潮、防霉变。

四、档案管理工作程序

文件管理工作程序分以下几个阶段

1、收集阶段由管理员负责，根据文件收发纪录严格整理。

2、整理阶段重点是管理员将各类文件归类，不重复存档。

3、档案分类阶段是认真填写档案纪录。分清编号，页码，和名称。

4、档案入档阶段同分类阶段同时进行，应当及时有效，原则上文件收回当天应当存档。

5、档案借用应当获得上级领导同意，借档人填写档案借条，按期归还。

6、档案检索目录管理员应当按照本文第五条认真填写。详见下表。

7、办公室主任每月检查一次档案管理情况，负责督导档案管理员工作。

五、档案归类要求

1、文书和资料类存档编码要求

序文件编号说明备注

1H－09－01星河湾地产集团来文1、编码规则以H-09-01为例,H代表集团,09代表年份,01代表第一文件夹,如果文件夹已满,则可设02文件夹,依次类推.

2、文件以发文时间为序整理归类,H-09-01-01表示集团09年第1份文件.

3、文件夹内可设分栏目,如ZB(x)－09－01文件夹内,可以将各项目月报分开整理.文件夹内应当详细注明,文件编码,如ZBZB(x)－09－01-GX-01代表项目周报09年1号文件广星分类栏1号文.

2W－09－01物业总部发文

3GX－09－01广州星河湾物业来文

4HY－09－01广州海怡物业来文

5BX－09－01北京星河湾物业来文

6SPX－09－01上海浦东星河湾物业来文

7SMX－09－01上海闵行星河湾物业来文

8TX－09－01太原星河湾物业来文

9ZB(x)－09－01各项目周报,月报,年报

10YB(W)－09－01物业总部月报,年报,会议纪录,总结

11HR－09－01经理级任命,权限,年度绩效考核文件

12DW(W)－09－01党务文件

13CW(W)－09－01财务文件收发纪录,经济合同,年度预算

14ZL－09－01资料,报价,招投标合同,行业资料

15WL(W)－09－01外来文件,政府法规

2,人事档案档要求

参考中共中央组织部、国家档案局关于印发《干部档案工作条例》的通知,结合物业公司实际，物业总部对经理级以上人员人事档案管理分类规定如下，共分十类：

第一类履历材料；（入职申请表，）

第二类自传材料；（年度考核述职报告，定期更新）

第三类鉴定、考核、考察材料；（绩效考核表）

第四类学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料，职称等等）；

第五类政治历史情况的审查材料（包括人事部门招聘甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料，社会关系，法律纪录）；

第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；

第七类奖励材料

第八类处分材料

第九类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；

第十类其他可供组织上参考的材料。（重复类材料统一制作成副本）。

星河湾物业管理总部办公室

二OO九年四月十二日