金都物业档案管理细则
金都物业档案管理细则
为了加强金都物业服务中心档案管理工作，根据国家、市档案局及公司有关档案管理规定，制订本制度。
一、文件资料的形成与分类
1．资料的形成
（1）子/分公司、服务中心各部门工作中形成的具有保存价值的文件资料根据《公司文书立卷归档管理办法》向档案室归档。
（2）文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划，在专（兼）职档案人员岗位中予以明确。
（3）公司档案室要对各子/分公司、服务中心文件资料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
2．资料的分类
文件资料的归档分类
一、基础管理
1、房屋及配套设施设备使用资料
（1）建设用地规划许可证
（2）建设工程规划许可证
（3）规划总平面图
（4）用地红线图
2、承接查验手续、承接查验协议
（1）物业服务企业查验记录及问题处理情况
（2）小区竣工总平面图
（3）单体建筑、结构、设备竣工图
（4）配套设施、地下管网工程竣工图
（5）共用设施设备清单
（6）有关设施设备安装、使用和维护保养等技术资料
（7）各单项工程竣工验收证明材料（土建竣工验收书、消防竣工验收证明、水电竣工验收书、通信系统竣工验收证明等）
（8）物业质量保修文件和物业使用说明文件
（9）业主名册
（10）公共配套设施的产权及收益归属清单
（11）消防、供水、供暖的试压报告
3、物业服务企业资料
（1）企业资料（营业执照、资质证书、服务项目分承包合同或协议，承包方的企业营业执照、资质证明）
（2）与建设单位签订的前期物业服务合同
（3）临时管理公约
（4）与业委会签订的物业服务合同
（5）物业管理各项制度
（6）争创优秀规划和具体实施方案，并经业委会签字盖章
（7）物业管理职业资格证书
（8）各类专业人员的专业上岗证书
（9）员工资料
（10）计算机应用情况和智能化（对讲、监控等）设备的使用情况
（11）物业服务费用、经营性收支财务报表
（12）物业服务费用、经营性收支公开有关记录、照片
4、物业维修基金使用资料
申请专项维修基金的维修项目预算额、施工单位，使用后公布具体情况等相关记录
5、业主委员会资料
（1）成立业委会的申请
（2）业主大会议事规则
（3）业委会备案证明
（4）业主大会、业委会会议决定和会议记录
（5）物业企业与业委会往来文件
6、业主资料
（1）购房合同及身份证的复印件、入伙通知书、入伙手续书、前期物业服务协议、管理规定、物业服务费收缴协议、共建安全文明小区协议书、交付使用住户验收表、领用钥匙登记表、催交费用通知书
（2）住户明细表（现住人口登记表）
（3）装修档案
①一次或二次装修申请表、装修协议书
②施工企业资质证明复印件、施工人员上岗证书复印件
③室内装修设计平面图
（4）维修装修资料
①房管维修保养任务单、修理通知
②回访记录
③公共设施设备巡检记录
④违章装修记录
⑤限期整改通知单
7、记录
（1）执行值班制度情况（值班表、值班记录）
（2）来电、来访、接待记录和处理记录
（3）问题处理后有回访记录
（4）维修服务的派工单和统计表（及时率、返修率）
（5）业主建议征询单
（6）对征询单的满意率统计表
（7）业主的意见建议整改措施及落实情况记录。
二、房屋、共用部位、共用设施管理与维修养护
（1）企业对违反规划私搭乱建、擅自改变房屋、公共设施用途现象书面劝阻、报告文件
（2）室外广告牌、霓虹灯安装报主管部门审批手续
（3）装修协议、装修申请、审核、监管、验收等记录
（4）对违规装修的劝阻、制止证明材料及书面报告相关主管部门的证明材料
