物业管理处对外发文管理规程
发布于 2022-04-14 00:00:00
1、管理处在日常工作中经常需要通过书面形式与外界沟通、联系。对外发文体现公司的形象并可能涉及相关法律条款，管理处必须认真对待。
2、根据管理处工作性质，发文形式主要有对业户的公共告示和单位公文往来。
3、公共告示是指小区所有业户应了解的有关信息，如停电检修、水箱清洗、友情提示、宣传教育、缴款通知等内容。
4、公共告示应使用有公司标识的统一印制的报告纸，字体要求是：标题“黑体”、内容“仿宋体”，落款要写全称，并盖管理处公章。应做到文字规范，杜绝错别字。
5、公文往来是指管理处因工作关系与发展商、前任物业公司、业委会、合作供方、水、电、煤、环卫及居委、房管办等领导部门或相关部门之间的收发文。
6、公文文书除字体、文字的上述要求外，针对不同发文内容，还应注意文体、格式的规范。对外发文应及时报公司职能部门流转审核（填“发文审批流转表”），总经理室审批，如有需要，由公司法律顾问进行复核。根据发文内容、性质的不同，决定落款的名称（公司或管理处）；盖章按“印章管理操作规程”要求执行。
7、所有公共告示和公文往来都应做好分类归档工作，建立各类收发文的目录。公共告示要做好及时收回，注意时效；公文往来应做好签收或留存有关证据（如挂号、快递收据等）。收发文作为档案，按“档案管理操作规程”要求执行。
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