公司外部信息收集和管理办法

公司外部信息收集和管理办法

1目的

规范公司对外部信息的收集、管理，最大限度地有效利用外部信息源，为提高公司决策的科学性提供依据。

2适用范围

本标准适用于西安诚信物业管理有限责任公司的信息管理工作。

本标准规定了对房地产开发和物业管理的外部信息资料的收集和管理办法。

3管理职责

3.1行政人事部负责公司公文的运转和处理工作，其职责是：

3.2各部门、各管理处应明确专人负责公文处理工作。

4程序和要求

4.1信息的种类、来源

4.1.1业务信息包括：

a)政府机构提供的各类物业项目信息；

b)标准化信息和物业管理相关的国家标准、地方标准；

c)通过互联网提供的物业项目信息；

d)市场信息与物业管理招投标信息；

e)物业行业管理动态；

f)其他物业管理公司业务发展动态及管理信息；

g)物业管理委托方的业务经营业绩信息；

h)房产开发商的委托信息；

i)业委会的委托信息；

j)亲朋好友介绍的信息。

4.1.2政策信息

a)政府部门制定的各类行业技术法律、法规、条例；

b)报刊杂志信息；

c)物业行业出版的各类物业书籍；

d)各类行业规范。

4.1.3其他信息

a)技术管理部门制定的各类规定；

b)出版的各类书籍；

c)行业举办地各类会议；

d)日常交流中得到的信息。

4.2信息收集

4.2.1各类信息由行政人事部、品质管理部分别按装也线条负责收集、筛选、归类、整理。

4.2.2对环境管理法律、法规的收集和确认有特殊的专业性要求，应按照《法律、法规和其他要求的获取和确认作业规范》执行。

4.3信息资料的处理

4.3.1各类信息资料经行政人事部、品质管理部整理后，分别选出有参考价值和推荐企业执行的两类，交总经理助理室审定。

4.3.2对有参考价值的信息资料由行政人事部发送至总经理室及相关部门传阅。

4.3.3总经理助理室对推荐企业执行的信息资料作如下处理：

a)属于法律、法规、条例、国家和地方标准，应作为外来文件，按公司文件控制程序，进入“受控”范围。

b)属于通知、经验、权威部门意见等文件（非标准），可作为公司企业标准的修订依据。

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