物业档案管理标准
1目的：
规范万通物业公司日常工作中所产生的各种档案的管理，使各项档案整理完备、及时归档、利于查找，满足可溯性的要求。
2范围：
适用于万通物业公司日常运行过程中所产生的各种档案的整理、归档及保管。
3职责：
3.1各职能部门/服务中心负责本组织各类档案的收集、整理、归档及保管；
3.2总经理办公室负责以总公司名义产生的各类档案的归档与保管；
3.3总经理办公室负责本标准执行情况的监督检查。
4程序：
4.1档案的分类及编号：
4.1.1各职能部门/服务中心按照本组织工作特点对档案进行分类并编号，编制《档案总目录》，放入“全宗卷”内。
4.1.2档案盒编号：公司简称—部门/服务中心简称—专业代码—类别代码
例如：SD—XZ—A01
4.1.3档案编号：档案盒编号—序号
例如：SD—XZ—舜德物业—行政
4.2各类档案的归档要求：
4.2.1档案的归档范围：
a.凡是本公司各部门/服务中心在服务、经营工作中形成的，并具有日后追溯要求或其他利用价值的各种档案资料均应归档保存。
b.下列文件不必归档：
①重复文件；
②临时性文件；
③仅供参阅、参考、征求意见，不需办理的文件；
④未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件；
⑤一般文件的修改稿以及一般的往来信函等。
4.2.2纸质档案归档要求：
4.2.2.1文件、资料名称
a在起草、编制文件时，文件的名称要完整，三要素必须齐全，三要素即：
①责任者（编制或使用单位）
②事由（问题）
③文种
b文件名称示例：
责任者事由文种
××部门/服务中心电梯维保合同
c如果是外来文件，原文件名称不完整，应在原文件名称后用括弧“【】”补充完整再保存，以便分类归档及查找。如：清洁服务委托合同【××服务中心】。
4.2.2.2纸质档案使用的记录材料、记录手段、记录技术标准
a记录需长期保存的文件时，要用炭素墨水、蓝黑墨水、墨粉等耐久性好的记录材料。
b记录量大且短期保存的运行记录、岗位值班记录，可以用圆珠笔。
c在不能避免用复写纸复写的情况下，要保留直接书写的版本（第一联）。
d用热敏纸接收的传真文件要复印保存。
e使用60g--70g国际标准A4型纸，可以双面使用，但不得用废纸。
f如纸张需双面使用时，必须正、反面连续编页，每张纸正反面的序号、日期要相连，不得先连续使正面再连续用反面。
g外来文件的纸张大于A4纸的要折叠成A4大小，小于A4纸的要托裱于A4纸上；有破损的地方要修补，修补时注意不要遮盖字迹。
h《服务工作单》等专门印制的异型记录档案，不必托裱，直接装订即可。
i文件编制要使用国家规定的简化汉字、符号和计量单位。
j填写各种记录表格时应无空项、内容表述完整、字迹工整。
k本制度适用于本公司和下属分公司。本制度所称公司指北京万通鼎安物业服务有限公司；分公司是指享有经营管理权的项目服务中心。各分公司应建立科学的档案管理制度，并逐步实现档案管理的规范化、标准化、电子化，对所存文件、资料进行科学的整理、分类和保管；同时应明确档案管理的部门及人员，负责档案的收集、整理、保管和利用，并确保档案的完整、准确、细化和安全。
4.2.2.3文件、档案立卷归档标准
a对性质和来源不同的文件材料要按类别进行分别保管，以便查阅，保证文件及时归档。各部门、各项目服务中心除合同之外无需再向总办提供纸制批文，按OA流程进行文件流转。
b一般以每份文件单独计算为一件；报表、名册、图册等，一册/本为一件。
c以件为单位的档案，在文件左上角以45度角用钉书器装订；超过20页的可用两孔“易劳铁”装订。
d对于某些以卷为单位的专门档案，可装订成一卷，但必须严格实行一事一卷（一个问题、一项活动）；以卷为单位的档案在封皮上拟写题名，应反映文件内容的全貌；案卷题名用小2号宋体加粗，一般不超过50个字，每卷不超过100页；在左侧用两孔“易劳铁”装订。
e《服务工作单》、《领料单》等日常运行记录要按月立卷，每一卷不超过100页，按日期先后顺序或单据编码排列，每月5日前完成上个月记录的立卷、装订，遇假期顺延。
f在每份或每卷文件的右上角用铅笔标写档案编号，按顺序排列。
g不同年度的文件，按年代先后顺序排列。
h需将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件存在一起，不得分开。卷内文件应有次序地排列，一般为：
①正件在前，附件在后；
②批复在前，请示在后；
③方针政策性文件在前，业务性文件在后；
④一个作者，一个问题的案卷按时间顺序排列；
⑤一个作者，几个问题的案卷按问题的重要性结合时间排列；
⑥几个作者，几个问题的案卷按问题的重要程度排列；
⑦会议文件，按文件的形成次序或重要程度排列。
i由两个部门/服务中心合办的文件，由主办部门/服务中心立卷保存，必要时双方均须立卷保存。
j归档时间：各种运行记录按月归档，行政、经营等其他类文件，按年度或待事件结束后归档保存。
k归档时填写《档案检索目录》，装入档案盒表层。
4.2.2.4合同、协议归档内容：
a公司《合同会审单》原件。
b公司《用印申请单》。（严格按要求填写）
c经各方法定代表人签署,并加盖各方公司印章的合同、协议原件。如为授权人签署，需提供授权委托书。
d合同、协议在会审过程中各相关部门提出意见的修改稿。
e签约对方为公司，需提供经年检合格并加盖对方公司印章的营业执照复印件；对方为自然人，需提供身份证明复印件。
f与合同、协议有关的其它应归档的文件。（除总经理办公室以外其他部门不得留存物业管理服务合同原件）
g各项目在签署主合同（主合同即：物业管理服务合同）时，合同名称要明确，只要是物业管理服务的要统一签署成XX项目的物业管理服务合同
h凡以公司名义对外出具的各类公函，经办人均须在用印后及时将其中一份原件送交公司行政部存档。
i凡以公司名义对外签署的合同、协议不可少于四份，对方盖完章后公司再盖并由总办留原件归档。
j外文的文件、资料，若有汉译文的应与汉译文一并归档，无汉译文的需译出文件标题后归档。
k归档的文件、资料应完整、准确、系统，书写及载体材料应能耐久保存，整理应符合规范，归档的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档。
l为确保公司文件的安全和方便查找，各部门及项目需把所有纸质文件设立台账表，按年份、部门、名称、内容等进行细化分类。
m照片档案归档要求
n照片冲洗后，将照片连同底片（胶片相机）附文字说明一并归档；
o数码照片导入电脑保存，每年刻录光盘并附文字说明归档。录音、录像档案归档要求
4.2.2.3各部门/服务中心尽量将录音、录像转换为电子格式，每年刻盘并附文字说明存档。
4.2.2.4不能转换为电子版本的录音、录像带，每一盒为一份档案，按其时间先后顺序登记在《档案检索目录》上，登记内容包括：录制/摄制时间、地点、内容等。
4.2.2.5登记后的录音、录像带、胶片未经批准，不能随意消磁、冲洗，如要消磁、冲洗必须履行审批手续，消磁后要在《档案检索目录》上注明情况，以示注销。
4.2.2.6归档的录音、录像带档案，必须每半年或一年倒带一次，以免粘连、脱磁影响利用。
4.2.3电子档案的归档要求：
4.2.3.1各部门/服务中心每半年对电脑硬盘中重要文件、电子邮件等重要内容进行刻盘存档。
4.2.3.2电子文档应保存在系统盘（C盘）以外的其它磁盘内，以免系统盘故障导致文件丢失或破坏。
4.2.3.3各部门/服务中心每半年将电子档案分类整理，刻盘存档。
4.2.3.4各分公司及各服务中心档案管理人员要将OA里的文件存放在单位文档相关文件夹中。（不由个人保管）合同、协议归档内容：公司《合同会审单》原件。公司《用印申请单》。（严格按要求填写）
4.2.4实物档案归档要求：
4.2.4.1范围：奖状、锦旗、奖杯、荣誉证书及客户赠送的礼品等。
4.2.4.2证书、奖杯等实物档案在形成1个月内归档。
4.2.4.3存放：
a.实物档案应存放在实物柜中；
b.如为重点保管、价值较高的实物，先对实物拍照，保存其照片和底片，以便于保管、检索和利用。
4.2.5外出学习、考察、开会带回的材料归档要求：
4.2.5.1公司各阶层员工因公外出学习、考察和参加各种会议所带回的有价值的文件属公司归档范围，须登记存档。
4.2.5.2如需使用上述文件时，可按借阅规定办理借阅手续。
4.2.5.3如有不交上述文件者，造成文件丢失或内容泄漏，按照文件的密级，追究个人责任。
4.2.6特殊类别档案的管理：
各部门/服务中心的特殊档案，同时按照其具体规定进行管理，如：《员工档案管理操作规程》、《会计档案管理操作规程》、《客户档案管理规定》、《工程资料管理操作规程》等。
4.3档案装具标准：
4.3.1各部门/服务中心使用的档案盒种类应尽量一致；提倡使用300×220mm（长×宽），厚度50mm规格的硬牛皮纸盒。
4.3.2档案盒脊标注档号（类别）、案卷题名（概括盒内文件的总题名竖向排列），用白纸按盒脊原有空格面积打印：档号尺寸为30×50mm（高×宽），案卷题名尺寸为125×50mm（高×宽）。字迹要清晰端正，字体用宋体加粗，字号可自定，但在一个部门/服务中心内要统一。分两部分在盒脊原有的档号蓝线下空格内和案卷题名蓝线下空格内粘贴。（见附件一）
4.4档案的保管：
4.4.1各职能部门/服务中心各专业，指派专人负责本部门/专业所产生档案的管理。
4.4.2总经理办公室负责公司注册、资质、资信材料、荣誉证书等公司级档案的管理。
4.4.3档案管理人员必须具有严格的保密观念，严守公司的商业秘密，保证文件与档案的绝对安全；凡属公司重要的会议纪要、经济数据、人事材料等均属保密范围，不准口谈言传随意外流，谨防泄密；未经领导批准，擅自将秘密档案公开者，公司将对其进行严肃处理。
