管理处对外沟通、协调操作规程

1、目的：规范管理处与外部相关组织的沟通、协调工作，确保物业管理工作的顺利开展。

2、外部相关组织：是指业委会、房管办、居委（派出所）、发展商及合作供方等。

3、职责：管理处经理负责与以上各外部组织的沟通、协调，管理处各部门做好配合，并按照本规程负责实施与对口组织的正常工作往来。

4、原则：

1）以维护公司利益为前提，做好对外的沟通、协调。

2）对外口径统一，处事谨慎。所有书面回复都应报公司审核确认，文件送达对方应办理签收手续。

3）与外部组织来往工作的信函、记录、决议等，管理处负责归档，长期保存。

5、程序规定：

业委会

1）管理处应当每月至少一次与业委会成员进行口头或书面沟通，了解业户对小区物业管理的想法，汇报管理处近期工作情况。

2）准时出席与业委会的工作例会，视情况列席业委会（业主大会）组织的工作会议。会前应了解大会议题，事先做好充分准备，详细记录会议的内容。

3）每年年终应当组织召开工作茶话会，向业委会作本年度工作汇报和下年度的工作打算。

4）凡涉及部分业主利益，如使用专项维修资金、制定新的管理措施等，应及时向业委会请示、申报，寻求支持。

5）对于新的物业《法规》颁布、发生重大事件或变故、有重大活动（如创优迎检等）、公司在进行法律诉讼等情况时，经公司批准，应当及时向业委会通报。

6）管理处应及时解答业委会提出的问题；耐心、细致、认真倾听、记录业委会的合理化建议和要求，尽可能地予以解决。对解决不了的问题，应当及时上报公司寻求解决方案。

房管办

1）管理处应当每月至少一次与房管部门进行口头或书面沟通，了解政府房管部门近期对物业工作的要求、信息，掌握动态，及时调整、改进物业管理工作。

2）准时出席房管办组织召开的各类会议，及时、认真完成房管办布置的各项工作任务，积极参加房管部门举办的行风评议、创优达标等各项活动，并力争取得好成绩。

3）与房管办工作人员建立良好关系，落实他们布置的工作，同时取得他们对小区物业管理工作的支持与配合。

居委会（派出所）

1）管理处应当每月至少一次与居委干部、社区民警进行沟通，了解小区居民情况、社区建设要点、治安状况等，及时采取有效的措施。

2）参加居委会（派出所）组织召开的社区工作、治安防范等会议；参与、配合居委会（派出所）做好创建文明小区、环境卫生检查、社区活动、治安防范等工作，落实管理要求，做好记录。

发展商（前期）

1）如介入前期物业管理，应每周参加工程例会，了解工程进度及存在的质量等方面问题，做好记录。

2）一般每月向发展商提交一份书面报告，从今后物业的使用功能和住用安全方面提出合理化建议。报告应注意恰当用词，并报公司职能部门审核，重要问题须经总经理室审批后方能发文。对外文件要做好签收、存档工作。

3）虚心听取发展商的意见，以婉转的口气提出我们的要求，处理好发展商、业主及物业公司三方关系，力争在管理过程中得到发展商的有力支持与配合。

供方

1）管理处安排专业对口部门对供方的服务实施全程监控，了解对方的服务过程和内容，提出我们的要求，对工作状况和工程质量做好签字确认。每季至少安排一次与供方单位的工作沟通、协调。

2）根据合同条款对供方提供的物料、服务等进行验收、监管，发现不合格项应及时提出更换或改进服务的意见。按程序推荐合格供方，并每年对长期供方进行评审，建立合格供方名录。