物业公司管理手册档案管理制度
发布于 2018-03-23 00:00:00
1.目的
为规范档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案于各项工作的开展，对档案管理过程中涉及的各项因素进行控制，以满足质量保证体系的目标要求，特制订本程序。
2.范围
本程序适用于东吴物业管理有限公司的文书和电子档案管理。
3.术语与定义
档案：是指过去和现在从事各项业务工作直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像、电子信息等不同形式的历史记录。
4.管理内容
4.1档案类型分文书档案、行政执法档案、科技档案、会计档案、人事档案。
4.2档案案卷排列要有条理，主次分明，便于取放。
4.3存放档案库房要保持整洁、通风，要有防盗、防火、防光、防虫、防鼠、防尘、防潮等保护措施。
4.4搬运档案时，要轻放、轻拿，不得随意把档案放在地上。
4.5库存档案，每年进行一次全面检查，如发现档案有霉变、虫蛀等情况，应及时采取补救措施。
4.6对借阅超过期限的档案，要定期催还，以免损失，以利于充分发挥档案的作用。
4.7档案的接收、移转、查阅、借用均需及时准确办理登记手续。
4.8机密档案一般不得复印，如特殊情况需要复印时，须经公司主管档案工作的领导批准。
4.9档案员不得私自把机密档案带出档案室。
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