业主大会书面征询表决程序瑕疵案例及思考

业主大会的表决规则长期以来就备受关注和争议。议事过程中，常常因为大量业主的缺席，遭遇业主同意人数“二分之一”、如选聘业委会和物业企业、调整物业费、通过停车管理规定等，“三分之二”如小区公共设施设备的更新改造、大面积的绿地的调整等。这些“硬规定”带来的尴尬，无法正常议事，导致大量需要业主大会表决的事项由于对议事程序存在瑕疵而产生争议，有的甚至被业主以侵犯自己的权益为由一纸诉状告到法院，行使法律赋予的撤销权。发生在闵行区的一个小区的相关案例，给了我们一定的启示。

一、业委会组织业主大会决定调整停车新规

业主丁先生所居住的小区有近4千余户住宅，居民近2万人。小区在建成时共有经规划的地面停车位约2千个固定车位以及临时停车位若干。然而，近年来由于业主车辆的不断增加，导致小区停车位日益紧张，停车位处于僧多粥少的局面，大量业主在下班后无法将车辆停入小区。然而，小区的物业公司与本市大多数小区早期通常的机动车管理办法，以先来后到（入住登记车位的时间）将固定车位长期出租给部分较早买房的业主使用。买房较晚的业主只能停放临时车位，甚至无处可停，只能将车辆停在小区外的道路上，从而引起了这部分业主一直以来心中的不满，为此，矛盾争议经常发生。

2016年11月16日，物业通知全体业主，小区将新增车辆自动识别系统，请业主于2016年12月15日前持房产证、车辆行驶证、身份证前往物业公司办理登记手续，以便车辆识别。但并未表明该登记将作为认定获得固定车位的依据。2017年3月3日，业委会发布《关于停车位制度召开业主大会投票表决的公告》，决定通过业主投票的方式调整本小区的停车位制度，同时制定了表决流程。此后，向业主信箱内投放《车位改革征询表》，就固定车位及临时车位的使用问题向业主做出问卷调查。业委会要求业主将填妥的《车位改革征询表》交至指定地点。2017年3月19日，业委会对表决结果进行了统计，并于3月20日对投票结果进行了公告。2017年4月1日，业委会发布《小区关于车位分配的公告》，确定车位的分配原则为：原2011年12月31日前合法取得固定车位业主优先保留原车位，其余业主按照房产证年限和就近原则分配车位。2017年6月6日，业委会在小区公示栏张贴《关于车位分配的公告》，告知小区内所有业主，根据《车位改革征询表》的统计结果作出了关于车位改革的决议。根据该决议，将小区内的固定车位及大部分临时车位依据业主取得房产证的时间先后分配给了部分业主长期使用。

二、车位分配方案引发争议诉讼

业委会公布了获得固定车位的业主名单，而丁先生并不在该名单上。因小区需要停放的车辆远多于己有停车位，业委会作出此决议将导致包括丁先生在内的一部分业主似乎失去了固定使用小区车位的机会，使其认为此次的车位调整方案存在严重的不公平现象，故以侵犯自己的权益为由一纸诉状将小区业委会告到法院，行使法律赋予的撤销权，要求撤销业委会的停车新规。

原告业主认为，被告业委会采用在业主信箱内投放征询表的送达方式，不能确保每位业主都能收到征询表，且被告不能保证所回收的征询表的真实性、有效性。更为严重的是，被告将未提交征询表的业主归为提交征询表中意见占大多数的一方，使得同意改革方案的人数大为增加，产生了多数人支持的假象。被告在未保证参与投票人数过半、同意改革方案人数过半的前提下即作出《小区关于车位分配的公告》，实属草率，且违反法律规定程序，应予撤销。

原告业主还认为，根据《中华人民共和国物权法》第74条之规定，本小区内的固定车位及临时车位均属全体业主共有，全体业主享有平等的使用权。被告制定的车位改革决议让2011年12月31日前取得固定车位的业主优先保留原车位，其余业主按照房产证年限分配车位。原告作为2015年7月取得房产证的业主因此而无法分得固定车位。被告的车位分配方案将原本权利平等的业主分为不同等级，限制甚至剥夺了原告平等使用本小区停车位的权利，侵害了原告的合法权益，违反了《物权法》的相关规定，亦应撤销。

作为被告的小区业委会辩称：2017年4月1日的《小区关于车位分配的公告》完全是根据业主大会议事规则开票、唱票、公告的，程序合法，没有侵犯原告的合法权益，不应被撤销。

原告业主为支持其主张提供证据相关的证据，特别是向法院提供了四份情况说明。证明据不完全统计，小区约有800户房屋对外出租。但被告向小区业主发放车位改革征询单时，并没有将征询单实际发放到业主手中。现原告收集到4位房屋对外出租的小区业主出具的，未收到征询单的情况说明。证明被告收集到所谓“有效选票”中有大部分并非业主所签，而是租户在未经业主认可的情况下擅自签署，该部分选票本身存在重大瑕疵，本次表决票回收2,019张数字没有问题，与4386户业主相比，数量不到一半，结果不合法；关于停车位紧张说明,仅仅维护某些老业主的权益，缺乏公平公正。

被告业委会为其辩解提供如下证据：业主大会议事规则、业主大会会议(代表)文件：邀请函、会议公告、细则公告；业主大会会议及决议文件：公告、表决票(样本)、开票统计、投票结果公告；表决票发放材料：当面送达、信箱投递、邮寄；停车位紧张说明：小区内停放车辆照片、关于小区停车问题的新闻报道、百名业主联名向被告提出停车位管理方案等。

三、法院审理抽丝剥茧、厘清来龙去脉明

本案主要争议的事实为：被告业委会是否按议事规则送达了表决票。

法院认为，被告作为证据持有方，对此负责任。根据被告提供的证据，能证明的事实之一为被告向小区680余户业主当面送达了表决票，之二为向部分业主信报箱内投放了表决票，之三为向800余户业主于2017年3月13日11时邮寄了表决票。关于向业主信报箱内投放的表决票，根据证人的陈述，其在向业主信报箱内放表决票时，有时是其会同业主委员会人员共两人前往投放，而当时并无居委会人员，故可以证明，居委会并未全程参与表决票投放邮箱的工作，其于2017年3月15日出具的证明中关于表决票投递邮箱1,847张的内容，因其并未参与其中部分表决票的投递工作，其所作证明为传来证据，证明效力较低，本院难以完全采信。关于邮寄的表决票。本院认为根据议事规则第十四条第一款第三项的规定，表决票应在投票日期7日前，发放表决票。被告于2017年3月13日邮寄表决票，于3月19日开票，不讨论业主能否及时收到的问题，被告也明显违反了议事规则关于7日前发放表决票的规定。综上被告业委会不能证明其按议事规则的约定履行了向全体4,386户业主发放表决票的义务。

法院认为：法律规定，下列事项由业主共同决定：(一)制定和修改业主大会议事规则；(二)制定和修改建筑物及其附属设施的管理规约；(三)选举业主委员会或者更换业主委员会成员；(四)选聘和解聘物业服务企业或者其他管理人；(五)筹集和使用建筑物及其附属设施的维修资金；(六)改建、重建建筑物及其附属设施；(七)有关共有和共同管理权利的其他重大事项。决定前款第五项和第六项规定的事项，应当经专有部分占建筑物总面积三分之二以上的业主且占总人数三分之二以上的业主同意。决定前款其他事项，应当经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意。

四、程序瑕疵法院判决支持撤销

根据法律规定，业主大会或者业主委员会作出的决定侵害业主合法权益的，受侵害的业主可以请求人民法院予以撤销。本案中，原告要求撤销《小区关于车位分配的公告》的主要理由在于小区业主未能充分行使表决权，被告业主委员会所作决议违反了法律所规定的应当经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意，即决议存在程序违法的情形。对此，被告辩称《小区关于车位分配的公告》根据业主大会议事规则开票、唱票、公告，程序合法，不应被撤销。

法院认为，业委会认为表决票已有效送达，然被告未能提供证据证明其有效送达的表决票数目，而表决票是否有效送达关涉业主大会表决程序的合法性，亦涉及能否适用议事规则相关条款，故被告理应妥善保管好表决票送达的凭证，并及时提供相关凭据。在审理中,被告未能提供其所述2,001票当面送达表决票中近1,300余张表决票的有效送达凭证，故该1,300余张表决票不能认定为已送达。被告称1,847张表决票投递入了信报箱，但事实是，其中有部分，投递时居委会人员并未在场，还有部分没有拍照，居委会对未参与部分，只能是听说投了，而所谓投了的人“管家”、业主委员会成员与被告有利害关系，其陈述的真实性效力较低，本院难以采信，没有拍照部分，真实性难以认定，本院难以采信。517张邮寄的表决票，邮寄时间至开票时间不足7天，不符合议事规则提前7天的约定，更不符合法律规定的15天时间。上述事实证明，被告表决票送达未尽到义务，故其适用议事规则关于已送达表决票的条款，缺乏事实依据，本院难予采信。综上，难以认定小区车改业主大会参加表决业主已达法定人数，亦即业主大会表决事项未经小区专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意，故业主大会表决程序违法，被告于2017年4月1日作出的《小区关于车位分配的公告》侵害业主合法权益，原告要求撤销，于法有据，应予以支持。

五、党建引领各方参与解决争议

如何解决业主大会书面征询表决中可能存在的程序瑕疵问题，上海浦东新区一个街道，开展了党建引领基层业主大会的民主自治管理，居民区党总支加强与物业公司和业委会的分工协作，群策群力，齐抓共管，明确职责，密切合作，每逢遇到小区建设的重大事宜需要全体业主表决前，“三驾马车”事先做好可行性分析，召开业主代表、楼组长、党员会议广泛征求意见，完善方案后提交全体业主书面形式表决。为了提高参与度，“三驾马车”手中的业主信息共享，发动业主代表、楼组长、志愿者等通过张贴公告、电话联系、发函、上门告知等形式，确保业主表决的参与度，并有两人以上对表决票的发放结果及时统计，对已经收到票，但未投票的，分别在楼道贴出送达公告，在规定时间依然不作表态的，将其视为“同意”多数人的议案。由于工作充分、细致，业主不投票“视作同意多数票”，再也不再引起是非。