某物业公司物业费收缴管理制度

某物业公司物业费收缴管理制度

第一章总则

第一条为了规范物业公司各物业管理处收费工作的管理，完善收费记录等基础会计工作，加强对管理处收费工作的会计监督，结合本公司的实际情况，制定本制度；

第二条本制度依据《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制规范—基本规范（试行）》等法律法规制订的强制性规定，各管理处必须执行，不得以各种理由拒绝执行，对于试行过程中出现的问题可以协商解决。

第三条收费工作是公司业务的重要组成部分，应全力配合公司业务的开展，同时也需要其他部门员工的参与和配合。

第四条管理处负责人应按本制度的规定组织、管理本管理处收费工作，并对管理处收费管理制度的建立健全及有效实施负责。

第五条收费管理制度应达到以下基本目标：

（一）规范各管理处收费行为，保证收费资料真实、完整；

（二）不相容职务由不同的人员担任；

（三）建立并完善收费记录制度，保证各类相关账册的记录准确，并做到数据来源清晰、账账相符；

（四）各类数据应及时上报公司财务部，保证财务数据及时传递，为管理活动提供及时、准确的信息；

（五）加强对管理处财务收支活动的会计监督；

第二章收费分工

第六条按照不相容职务相分离的原则，收费业务授权批准、收费业务执行、收费稽核检查等工作应由不同的人员执行，以达到明确职责权限，形成相互制衡机制；

第七条以下工作是不相容的：

1、收费金额确认工作与收费工作；

2、水、电、气等费用的抄表工作与收费工作；

3、装修押金收取标准、押金退回的确认工作与收费工作；

4、应收款的记录工作与收费工作；

第八条收费工作分工如下：

1、房管员负责应收管理费、本体金及其他相关费用收取标准、收费起止时间的确认工作；

2、房管员负责确定押金收取标准、押金准退批准及处理工作；

3、水电工负责辖区所有由公司支付费用的水电表的抄录工作；

4、收费员负责以上各项经确认的收、付款内容进行收、付款作业，编制管理处相关报表；

5、统计员负责数据的统计工作；

6、财务部负责收付款业务的稽核工作。

第三章物业费收缴程序

第九条管理费及本体金的收费程序：由房管员在当月5日前根据相关文件及管理情况确认当月应收金额，打印应收清单，经管理处主任签名确认后，报管理处收费员及公司财务部。

房管员依据经管理处主任签名确认的本月应收管理费、维修基金的清单填入《管理费、维修基金收费台账》的相应栏内，内容包括：应收费所属时间、管理费、维修基金的小计及累计金额并签名或盖章。

收费员根据《管理费、维修基金收费台账》的记录情况，收取相应的管理费、维修基金。

第十条除非得到董事长的授权、任何人无权减免应收款项。收费员应严格按照上报的各项收费清单收费，如有减免应收款项的，应有董事长的亲笔签名，并做好相关资料的保管工作、以备查验。

第十一条水电费的收取程序：水电工应在次月5日前抄录水、电表，报收费员，收费员据以计算相关费用，区分代收代付和公用自用情况，并在7日前报上财务部，水电表的抄录时间应尽量与水、电部门的抄表时间统一。

水电工应对公用区域的水电的耗用情况负责，建议管理处建立相关制度，对公用水、电情况进行考核，并以此作为对水电工的考核指标之一。

第十二条押金的收退程序：收取各类押金时，由房管员根据相关规定收费标准，填制收费通知单，收费员根据通知单收取押金。

退押金时，由房管员根据具体情况确定退款金额，并报管理处主任签名，收费员据以退付押金。

收费员在登记《现金收费日记账》的同时，必须建立相应的《押金收退记录本》登记押金收、退、存情况，并每月与财务部核对。

第十三条停车费的收取程序：停车费的收取分为按月收费和临时收费两种形式。

按月收费由车主向收费员交纳，收费员收款后书面通知制卡部门制作出入卡，制卡部门根据通知单的内容制作出入卡，交车主。按月收费的收费情况应按月编制收费清单，列明所属起止日期，报公司账务部，金额必须与上报数字一致。

临时停车的停车费由车管员收取。车管员交接班时先清点停车票和票款，然后双方在交接记录本上签名后，下班的车管员将所收票款及用完的停车票存根上交收费员，停车票留给接班的车管员。

车管员所收票款必须及时上交收费员处，不得长时间滞留。

收费员应及时检查车管员的交接班记录，核查车管员的停车票和票款数量金额，及时查找出现的差错。

车管员应估算停车票的使用量，不够时应及时向收费员领取，收费员应建立账本登记停车票的领用、退回情况。

第十四条公司财务部与行政部将不定期的对车辆收费进行突击检查，查实车辆收费情况，如有舞弊行为将进行严厉惩罚，情节严重的，移交公安部门依法惩处。

第十五条收费员收费后，将当天所收现金、支票及时交存银行，并将相应的收款收据“财务联”与交款单一并交公司财务部，收款收据“管理处联”则由收费员留管理处按月装订以备查验。

第四章收费记录

第十六条收费员应对每笔现金收支进行记录，内容包括：收费日期、单据号码、房号名称、车牌号码、费用所属期间、摘要及相关的明细金额。

第十七条采用银行票据方式收取的收入，收费员应向公司出纳员落实到账情况，除上一条所列内容外，还应记录所收费用转入的银行账户名称等相关信息。

第十八条收费员收取的现金应于当天送存银行，如无法在银行停止对外办公前交存银行，应最迟在下一工作日及时交存银行，对于跨月收取的款项则必须在当月交存银行。

第十九条除根据管理处主任授权退付押金外，收费员无权支付现金，如临时急需可在电话报请公司负责人及管理处主任，经同意后先动用备用金，事后必须由公司负责人及管理处主任补签名。

备用金不足的大额借款必须按规定办理借款手续，并在财务部的调配下支付款项。

第二十条管理处应记录的账册如下：

1、《管理费、维修基金收费台账》：由房管理员按月记录应收款情况，收费员记录实收情况，记录后必须签名或盖章，以备稽核、检查；

2、《月卡销售记录台账》：记录月卡销售情况，记录后必须签名或盖章，以备稽核、检查；

3、《现金收费日记账》、《转账收费日记账》：由收费员按日分别登记，转账的收费应记录转入银行账号，与出纳员的记录一致，必须结出本日合计、本月累计发生额和余额；

4、《押金收退记录账》：按不同种类的押金分别建账，及时记录押金的收、退、存情况，并每月与公司财务部核对确认；

5、《水电费收费表》：记录代收代付水电费的收入情况，该记录应与《现金收费日记账》、《转账收费日记账》的记录一致；

第二十一条《现金收费记录本》记录的要求：

1．除按规定允许使用红色墨水书写外，只能使用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或者铅笔书写；

2．每笔现金收费的收据、发票登记一行，日期、收据（或者发票）号码、房号、摘要、合计金额、明细金额和其他有关资料逐项记入相应栏内，要求做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整；

3．除现金交存银行的数字记在“贷方”外，其余收付费都记入“借方”各相关栏内，如退回借款等付出现金的事项，可在“借方”各相关栏内记为负数，且借方各明细栏目之和应与“借方合计”栏金额相等，（否则，该笔记录必有差错，必须查明原因，进行更正，直到平衡为止；）

4．每一帐页登记完毕结转下页时，应结出本日开始到上一行止的发生额合计数，记在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；

5．所收现金送交银行时，应注明现金解款单的编号或交易流水号，并将金额记入“贷方”栏内；

6．每天必须结出当天各栏目的合计数，并在摘要栏内注明“本日合计”字样，同时用红笔将该行上、下各划一条单线；（本行数字实际上正是《收费周》的每日实收的数字，以后就可以用该行数字与统计表的数字相互核对）；

7．注意，按照现金管理条例的规定，收费员所收现金应在当天送交银行，所以“借方合计”栏内金额应与“贷方”栏内金额相等，即余额应为零；如收费员在当日将所收现金送交银行后，又收到了现金，可将其放在保险柜内，但不允许将现金带回家；

8．每天结出“本日合计”后在下一行，结出本月初起至当日的累计数，并在摘要栏内注明“累计”字样，且用红笔在该行的下面划一条单线；

9．每月月底，在结出“本日合计”后，不必结出“累计”，而应结出“本月合计”，即本月初至本月未的总合计数。

第五章数据汇总上报

第二十二条收费员对收所收款项必须做到日清月结，按日填列资金收支日报表，并于下一工作日上报公司出纳员，所报数字务必准确，一经上报不得随意更改，如要更改必须说明原因。

资金收支日报表应每日结清余额后及时填列，并于月度终了后，上交公司出纳员处，出纳员将所填数字与每日上报核对，如有差错，收费员应书面说明原因，上报公司确定处理办法。

第二十三条管理处产生的各项收费表单，应及时上报公司财务部，有条件的管理处尽量提供电子文件，应上报的表单及上报时间列示如下：

1、《本月管理费、维修基金应收清单》，当月5日前（节假日顺延，下同）上报当月管理费、维修基金应收/预收清单上报公司财务部，内容包括：栋号、房号、面积、收费标准、本月应收管理费、维修基金及总额；

2、《管理费、维修基金应收及实收明细表》，次月5日前上报公司财务部：内容包括：栋号、房号、期初应(预)收额、本月应收额、本月实收、期未应(预)收额，逻辑关系如下：

期初应(预)收额＋本月应收额－本月实收＝期未应收(预)额

本期期初应收(预)额＝上期期未应(预)收额

3、水电费抄表计算单及水电费欠缴清单，水电工次月5日前抄表报收费员，收费员根据抄表数量、单价等信息计算水电费，并列示欠收水电费清单，次月7日前上报公司财务部；

4、《资金收支日报表》：次月7日前上报公司财务部，该表数字应与《现金收入日记账》、《转账收入日记账》的每日合计数一致。

第二十四条所有上报必须数字真实准确，逻辑关系清楚无误，各类数字之间应能相互验证，如出现差错必须查明原因。

第六章备用金管理

第二十五条为了应付物业管理工作中发生的，对房屋建筑及其设备、公共设施、绿化、环境整治等项目开展的维护、维修、整治及零星采购等紧急支出的需要，各管理处可向公司借支备用金5000元，作为上述紧急支出的周转资金。

第二十六条备用金的保管、使用，由各管理部指定的专人负责，并报公司财务部备案；指定专人不得随意变更。

第二十七条备用金的保管人员，必须严格按照本规定第1条所列的备用金的开支范围支付；备用金不得用于支付开支范围以外，如业务招待费、办公用品、五金材料的日常采购等费用，也不能用于虽属开支范围内，但不需要紧急支付的各项费用。

第二十八条当紧急动用备用金数额较大时，应在事先向公司领导请示后，备用金保管人员方可借支给经办人员；如因未经请示而产生了不能报销的费用支出，由备用金保管人员承担相应责任。

第二十九条费用支出的经办人员在办理完报销手续之后，应将所借款项尽快归还备用金的保管人员。

第三十条备用金保管人员的工作变动时，管理部经理应督促其向财务部办理备用金的移交手续。

第三十一条本制度由公司财务部负责解释。

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