天津万科物业公司钥匙管理程序

1.目的

加强钥匙管理，消除安全隐患。

2.范围

适用于物业公司钥匙管理工作。

3.定义

顾客钥匙：地产委托代管钥匙（含未出售的房屋钥匙、出售后业主未办入住的钥匙、地产公司管理用钥匙等）；因返修和入户维修、代理租售等由业主（使用人）委托代管的钥匙。

管理用钥匙：除顾客钥匙以外的所有钥匙。包括办公、公用区域内的钥匙等。

4.职责

部门/岗位工作职责

管理处负责人负责钥匙管理的监督、检查及钥匙配制的批准工作

管理处钥匙管理员负责管理处所有钥匙的接收、领/借用、保管和配制等相关具体工作的落实

部门钥匙管理员负责部门所使用钥匙的接收、借用、保管等

钥匙使用人负责保证所借用钥匙的正常使用，按时归还

5.方法及过程控制

5.1钥匙的统一管理及分配

5.1.1由管理处钥匙管理员对管理处所接收的钥匙，按顾客钥匙和管理用钥匙分别列制《钥匙清单》。

5.1.2各部门可以根据实际工作需要，将日常使用或紧急备用钥匙长期借出，作为部门常用钥匙，但借出时间不应超过半年。部门需设置兼职钥匙管理员，对部门所需钥匙统一借出并管理。如超过期限，则须向管理处钥匙管理员办理续借手续。

5.1.3钥匙使用人如需长期使用部门常用钥匙，需到部门钥匙管理员处申请并办理长期借用手续。如需借用的钥匙非本部门常用钥匙，可直接到管理处钥匙管理员处办理借用手续。如需借用的钥匙被其他部门作为常用钥匙统一借出，钥匙使用人则可到该部门钥匙管理员处办理借用手续。

5.1.4钥匙管理员负责钥匙的接收、领用、保管、配制，所有钥匙的借出都应填写《钥匙使用登记表》。其间，由于钥匙借用而发生的问题，由钥匙借出人员负责。

5.1.5所有钥匙应当天借用当天归还，如借出钥匙当天不能归还，则需到管理处钥匙管理员处办理长期借用手续。

5.1.6钥匙管理员或当值人员每天下班前应清点钥匙数量，发现钥匙未归还应及时追回，如有异常应在《钥匙使用登记表》的“备注”栏中记录

5.2管理用钥匙的管理

5.2.1管理用钥匙的更换、配制

5.2.1.1任何人未经管理处负责人许可不得私自配制钥匙，若因工作需要配制或钥匙损坏时，须由管理处钥匙管理员填写《钥匙配制申请表》，报管理处负责人同意后方可配制。

5.2.1.2门锁损坏或钥匙丢失（包括一套钥匙中丢失任何一把）必须重新更换门锁，应填写《钥匙配制申请表》，报管理处负责人审批后予以更换，同时应查明原因，如属人为原因，应追究责任。

5.2.1.3重点部位门锁的更换应在24小时之内完成（节假日时可口头报管理处负责人同意），所更换的钥匙交管理处钥匙管理员在《钥匙清单》上予以登记。无论何种原因，如果存在外部人员、离职人员等可以用钥匙进出这些部位的情况，必须更换门锁。

5.2.2管理用钥匙的保管

5.2.2.1管理处钥匙管理员负责将所有钥匙分类加以标识，并确保标识清晰及持久性。

5.2.2.2管理用钥匙应统一存放在管理处或部门钥匙柜内，除员工因工作需要长期借出钥匙外，其它钥匙必须统一保管。

5.2.2.3部门钥匙柜钥匙应在管理处备份，存放于管理处钥匙柜内。

5.2.2.4管理处/部门钥匙管理员休假或外出时须把钥匙柜的钥匙交给管理处负责人/部门负责人，接收人须在《钥匙使用登记表》上签名确认。

5.2.3管理用钥匙的使用

5.2.3.1钥匙遗失须即刻报告部门负责人或钥匙管理员，由部门负责人做出处理意见，钥匙管理员在《钥匙使用登记表》“备注”栏中说明。

5.2.3.2部门人员调动、离职，钥匙管理员负责收回其持有的钥匙，并将变更情况在《钥匙清单》上记录。

5.3顾客钥匙的管理

5.3.1在房屋移交验收时，管理处钥匙管理员接收所有房屋钥匙，列出《钥匙清单》，并填写《顾客钥匙/物品领用清单》中顾客钥匙一栏。房屋交付时发放钥匙可参考《房屋交付手续办理工作程序》。

5.3.2如顾客委托管理处提供居家服务时要求代管钥匙，管理处应尽量委婉拒绝；如顾客坚持或有其他特殊原因需要代管钥匙的，经部门负责人同意，管理处负责人批准后方可接收，并由管理处钥匙管理员保管，具体流程执行《顾客财产管理程序》。

5.3.3因返修、代理租售等原因需为顾客代管钥匙，须填写《顾客委托（收回）钥匙登记表》，管理处钥匙管理员负责钥匙的接收、借、还等手续。顾客委托和领回时均须在《顾客委托（收回）钥匙登记表》中签字确认。

5.3.4如须更换顾客门锁必须由管理处负责人与顾客沟通，获得顾客书面同意方可更换。

5.3.5顾客钥匙借用的控制

5.3.5.1施工维修单位进入辖区作业施工，施工单位责任人必须持有地产项目处或顾客服务中心签发的《入户维修承诺书》到物业钥匙管理员处领取钥匙。

5.3.5.2钥匙管理员必须对施工维修单位所持《入户维修承诺书》及其身份证进行收验核实无异议后，发放所需要领取的钥匙。

5.3.5.3业主办理入住时，必须认真填写《顾客钥匙/物品领用清单》的相关内容，做好钥匙的交接；如业主有预留钥匙存在管理处，需填写《顾客委托（收回）钥匙登记表》。

5.3.5.4业主需要借用钥匙时，应出具有效身份证明或能证明为房屋所有人的有效证据，管理处钥匙管理员方可借出，并填写《钥匙使用登记表》。

5.4钥匙清查:

5.5.1每日下班前，钥匙管理员必须对照《钥匙使用登记表》清点所有借用钥匙的数量，如有异常情况做好记录及时向部门负责人汇报，并追究相关人员的责任。

5.5.2每周钥匙管理员必须依据《钥匙清单》清点钥匙数量并进行整理，结合工作需要，对钥匙管理提出合理化建议逐级上报。

5.5.3每月钥匙管理员必须对钥匙管理的质量记录相关内容系统检查整理成册，交由所在部门统一存档。

6.支持性文件

TJVKWY6.1-K01《房屋交付手续办理工作程序》

TJVKWY7.5.4-K02《顾客财产管理程序》

7.质量记录表格

TJVKWY7.5.1-K02-F1《钥匙清单》