物业公司财务管理制度汇编

物业公司财务现金管理制度

根据集团公司对物业公司实行指标管理、独立核算的要求，结合公司业务管理的需要，为了做好物业公司财务收支管理工作特制定本制度。

一、预算管理

1、物业部所有收支以预算管理为基础，没有预算不得开支。

2、每月末物业部根据年度经济指标及下月预计情况，编制、上报下月收支预算。

3、收支预算由物业部会计负责编制，经物业经理初审后，报集团财务部审核，总经理批准后执行。

4、各月度支出计划的编制应以物业部年度经济指标为依据，可在各月之间调节，但各月总和不得超过年度指标。

5、每月初物业会计对上月预算执行情况进行总结，编制上月收支预算与执行情况比较表，报物业公司汇总后报公司相关领导。

6、预算内支出按公司规定流程由物业部财务审核支付，超预算支出报集团财务部，总经理审批后支付。

二、收支规定

1、收据、发票及公章使用规定：

1）收据、定额停车费发票，由物业公司统一印制（或购买）、统一管理，设专人负责，建立专门备查簿登记收据购、存、领、销数量及号码。

2）设专人负责收据及定额停车费发票的领用、保管和缴销。领用收据时检查无缺联、缺号后加盖物业公司财务专用章，并在登记簿上登记领用时间、数量、起止号码及领用人，同时交回前期已使用收据的存根联，以备查对。

3）收据的保管必须专人负责。如有遗失，追究保管人员责任。如果人员变动，需在变动前到物业公司财务部交回收据并结清核销。

4）小区使用发票，为便于管理，应到物业公司财务部统一开具。一般情况下应以收据（第二联）换发票，所换发票的内容应与收据项目、金额完全一致，用以换取发票的收据作为发票记账联的附件，留物业公司统一保管。对于需要先开发票后付款的业主，出纳（或物业管理员）根据收费通知单开具发票，并在物业财务部做好登记，款项入账后核销。

5）收据填写要求：

①据实填写。即必须按实收金额、项目、日期如实填写，不得弄虚作假，做到准确无误。

②字迹清楚，不得涂改。如有错误，全部联次盖“作废”章或写明“作废”字样，再另行开具。

③全部联次一次填开，上下联的内容金额一致。

6）小区的收费通知专用章只能用于催款通知，不能用做其它用途；除此公章外，小区不得再有其它公章。

2、收款规定

1）小区收款必须使用从物业公司领用、加盖物业公司财务专用章的统一票据。其他任何票据或未加盖财务专用章的票据不得使用。

2）已收现金款项必须在当天交由出纳核对、办理相关手续妥善保管，并及时入账。

3）以转帐方式收款应及时与物业公司财务、集团财务办理进帐、转帐相关手续，并及时做帐务处理。

4）物业公司财务部可随时检查使用票据的人员是否及时将所收款项按规定上交，并定期对整本已使用完的收据核查是否交纳入账，并进行核销。

3、支出规定

1）工资费用。人事文员根据当月考勤表，计算本月员工的应付工资，填制工资单，交小区经理签字后，报物业总公司人事部门审核，人事部门在对员工的出勤及人员变动核对无误后，报物业公司总经理审批，总经理同意后方可发放。

2）员工福利费。对于员工福利品的发放，如：防暑降温品、节日礼品等，根据自己实际情况，本着节约原则，自行拟定方案及所需资金等情况呈报物业公司总经理，同意后方可实施。

3）维修费用。工程维修费用，审批程序是：物业公司总经理→物业顾问→副总经理→总经理。

4）差旅费、办公费、电话费、清洁卫生费、保安费、业务招待费、绿化费、社会保险费等以各部门所报支出预算为依据，预算内的此类费用由经办人填制费用报销单，物业经理经理批准即可报销。会计人员应在原始票据审核方面严格把关，用于报销的原始票据应符合国家有关法律法规的规定，除特殊情况外必须是发票，单据项目必须填写齐全，特别是本公司全称、地点、费用项目等必须准确无误，票据应整洁，无涂抹修改。对于不符合上述规定的票据，财务人员应拒收。对于超出预算的上述费用项目，应呈报物业公司，说明情况，阐明超支原因，经物业经理同意后，报总经理批准，总经理同意后方可实施。

5）水电费。水电费属于小区的代收代缴项目，应遵循专款专用原则，即本月收取的水电费必须首先用于保证该期水电费的支付。小区不得以此类收款支付日常的费用开支，以免影响水电费的正常支付。

6）对于各小区需要转账结算的各项支出，经物业经理核准签字，送物业公司财务审核后，在支票签发登记本上进行登记，加盖财务专用章及法人章进行支付。

4、资金报表：

1）每天由出纳报资金表给物业公司财务，由物业公司财务汇总后报公司领导。

2）报表需注明当天款项的增加、减少情况说明。

三、会计核算

1、统一设置以下会计科目：

1）主营业务收入：主要核算物业向业主（或物业使用人）收取的物业管理费；

2）其他业务收入：主要核算小区收取的停车费、装修管理费、宽网费、摊位费、特约维修费等；

3）主营业务成本：主要核算物业水电维修、保洁及绿化等部门发生的费用；下设明细科目：工资、福利费、维修费、电话费、保洁费、劳动保护费、保安费、社保费及其他。

4）管理费用：主要核算行政管理部门发生的费用。下设明细科目：工资、福利费、差旅费、办公费、电话费、业务招待费、社会保险费及其他；

5）其他应收（应付）款：主要核算代收代缴款项及装修期间的保证金等。

2、会计报表

1）物业财务结账日期为月末最后一天。

2）物业会计人员应于次月的3日以前将会计报表经物业经理签字后报集团公司财务部，有个人所得税的小区应将其扣缴的个人所得税的明细单附后，以便总公司统一申报。

3）物业会计每月25日前根据年度指标上报下月费用预算，次月10日前编报上月预算执行情况报表。

四、档案保管

1、已使用的收据记帐联由物业财务保管，存根联缴销后交由集团公司财务进行保管。

2、物业财务档案应按财政部《会计档案管理办法》规范要求进行整理、装订、归档。

3、当年会计档案由物业会计负责保管，次年建立新帐后应将上年全部财务档案移交集团公司财务人员负责保管。

五、检查控制

1、物业会计每月须对出纳的财务工作进行检查，包括收据的填开、领用、缴销；原始单据的归档、保管；账簿登记、账证相符情况；现场盘点库存现金，账实相符情况。并对检查内容以书面形式经双方签字确认后上报集团公司财务。

2、物业出纳应对物业管理员的收费工作进行检查监督，对于有不符合“收据发票使用规定”及“收款规定”的行为，应及时上报。

3、物业会计每月须与集团公司核对往来款，并签署对帐单，确保双方帐务清楚。

4、物业公司财务应对小区领用、缴销票据及时核检，发现问题应及时上报有关领导。

5、集团公司财务应对物业财务收支情况进行不定期联合检查或抽查。

6、根据公司领导安排，聘请外部的会计师事务所对物业公司财务收支执行情况进行年度专项审计。

六、相关责任

1、物业出纳对现金的收支负有直接责任，物业会计负有监管责任，物业经理负有管理责任。

2、禁止私设帐外帐、收款不入帐等，禁止不使用统一规定票据收款、私刻公章等，否则一经发现直接上报总裁严肃处理。

3、会计档案灭失追究保管会计责任。

4、由于不按本管理办法操作给公司造成经济损失的，由相关责任人全额赔偿。

本办法由公司财务部和物业公司负责解释。

物业公司备用金管理制度

为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，落实成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。

一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。

二、备用金范围

1、采购员零星采购备用金；

2、个人因公出差零星开支备用；

3、经常性的零星开支备用金；

4、项目兼任财务人员备用金；

5、其他备用金。

三、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。

四、备用金借款和报销手续程序

1、工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式两联，借款人按规定的格式内容填写借款单，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

2、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管领导审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核无误后，办理报销手续。

3、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。

五、备用金额度

1、采购员借用的零星采购用款，单次单价不得超过500元（含500），单次总价不超过2000元（含2000元）的物品及设备采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始凭据，按规定的程序经审核批准后，到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。

2、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。

3、其他借款，根据实际情况核定金额。

六、备用金使用审批权限

1、各部门负责人按照备用金制度的权限签批；

2、财务负责人对所有的借款均应审查签字；

3、集团办负责人应对该项部门所发生的借款进行审查签字；

4、对不符合备用金制度规定的申请，审批人应当拒绝批准。

七、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

八、借用备用金的人员应在两周内冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。

九、所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

十、本制度由公司财务部负责解释和修订。

十一、本制度自下发之日起实施。

物业公司财务报销制度

一、目的

根据财务制度的有关规定，进一步规范公司内部报销、付款程序，严格有关手续。

二、适用范围

适用于公司各部门和全体员工。

三、职责

1、财务核算部统一办理公司所有财务结算，进行集中管理。

2、财务核算部门对分公司及各项管理部的开支情况进行总体控制，并执行董事的授权范围内办理公司内部往来结算及公司与其他单位的财务收支事项。

四、程序

1、审批权限

（1）各级管理人员按照公司规定的权限签批；（2）财务经理对所有的支付业务均应审查签字；（3）各部门负责人应对该项部门所发生的业务进行审查签字；（4）对不符合规定的货币资金支付业务，审批人应当拒绝批准。

审批流程图为：

2、报销程序

（1）取得原始凭证

原始凭证必须是公司经营业务中经正规渠道取得的合法、有效的凭据，经税务部门监章的正式发票，经物价、财政部门监章的正式收据，公司与业务往来单位签订的合同（协议）。

因特殊原因不能取得合法凭据的，须由经办人填写情况说明单，阐述原因，经证明人证实，部门负责人签字，财务负责人审核，总经理批准签字，方可作为报销冲账的依据。

（2）原始凭证的种类

全国联运、货运统一发票；餐饮、娱乐业定额发票；非经营性结算统一收据；其他服务业务票；商业零售发票；其他国家监制的合法发票。

（3）原始凭证必须具备以下主要内容：

购物发票、收据应有：

品名（收费项目），数量、单价（收费标准），金额，收款人签章（签字）。

合同应有：

有效数量、价款（酬金）、付款期限。

（4）填制报销凭证

对外付款审批单；费用报销单；

借款单；差旅费报销单；

（5）报销凭证粘贴

较小的票据，如停车票等，应粘贴在“报销单据粘贴单”的方框内；较大的票据，粘贴在报销单的左边（左齐报销单边框，上齐报销单边沿）。

有附件（如：批文、说明、申请等），须将附件折叠、左上角对齐“报销单据粘贴单”

边框，整齐地粘贴在背面。

（6）报销原则及过失责任

坚持谁发生谁报销的原则，严禁代报。

坚持报销人、审批人分权原则，财务人员必须拒绝报销审批人和报销人同为一人的费用。

原始凭证要求整洁、清楚，不得涂改、伪造，对涂改过的金额的发票，应有开票单位加盖的更改章，否则无效。不得索取空白发票、收据自己填制。

各种原始凭证必须是原件，复印件无效。

在报销发票、收据时，经办人必须在其背面签字。金额为一万元以上的大额发票报销时，必须有两个以上的经办人签字。

凡购物票据必须经实物责任人验收，库房管理员办理入库手续后方能报销。

经办人应在取得发票、收据等有效凭证的三天内，及时到财务核算部报销。

按合同支付款项的，在首次付款时，应将合同交财务核算部备查。今后需支付的款项，由财会核算部审核并报总经理审批后，方可开支。

报销单的填写和签字，不能使用铅笔和圆珠笔，否则可视为无效单据，出纳不予办理付款。

凡在费用报销中有弄虚作假、虚假费用、虚构业务报销费用等行为者，一经查实，除收缴报销人所报费用外，按虚报金额的两倍给予罚款，并给予行政处分，情节严重者，公司作除名处理，并追究法律责任；对于审批签字同意报销的各部门（含管理部）经理给予同等处罚。

对于在费用报销中由于财务人员为坚持制度，审核不严，给公司造成损失的，应承担连带责任，处于不低于错报总额的20%罚款。

（7）报账流程

经办人→部门负责人（二级主管、一级经理）审查签字→会计（财务负责人）→总经理签字→出纳员支付款项。

3、各项退款

（1）装修公司退出入证押金，先由各级项目服务中心填写“装饰装修退款申请单”，再按：客户主管→部门负责人（二级主管、一级经理）→会计（财务负责人）→出纳退款。

（2）施工完成需退各装修保证金、外单位的进场保证金时，由各项目服务中心填写“装饰装修退款申请单”，再按：客户主管→部门负责人（二级主管、一级经理）→会计（财务负责人）→出纳退款。

（3）业主退物管费、车位费，应由各项目服务中心开据红字发票（收据）并填写退款单，经：

客户→客户主管→部门负责人（二级主管、一级经理）→财务审核→服务中心收银退款。