物业公司档案管理办法

第一条：目的为加强档案的管理，建立完整的档案体系，提高档案管理水平，做好档案保密工作，充分发挥档案的作用，特制订本制度。

第二条：范围

1、本制度适用于公司档案的管理。

2、凡属公司经营管理过程过程中直接、间接形成的、具有查考、利用价值的各种文字资料、图表及特殊载体材料等，均属于公司档案。

第三条：管理原则

1、统一管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。

2、保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。

第四条：档案分类

公司档案分为：文书档案、财务档案、人事档案、工程技术档案（各项目资料）、图纸资料、建设工程其他资料。

第五条：管理部门

1、行政人事部负责文书档案、人事档案、工程技术档案的管理。

2、财务部负责财务档案的管理。

第六条：行政人事部管理职责

1、制定或参与制定档案工作的规章制度。

2、对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。

3、做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。

4、提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

5、指定专人负责档案管理工作。

第七条：财务部管理职责

1、制定财务档案管理制度。

2、对企业财务档案的归档工作进行管理。

第八条：档案管理员管理职责

1、严格执行公司制定的档案管理制度。

2、负责档案的接受、收集、编目、立档、保管、统计和提供利用等工作。

3、采取有效措施，确保档案的安全、完整、系统、有效。

4、做好档案的保密工作。

5、每季度检查上季度档案借阅、查阅情况。

6、每年一季度检查上年度档案借阅、查阅情况。

第九条：文书档案管理规定

1、公司文书档案分为：红头文件、函件、通知、制度、工商资料、行政资料、行政类合同、财务类合同等。

2、文书档案保管年限：长期

3、文书档案编号原则：文书档案编号=一级类目代号+二级类目代号+年度号+案卷号案卷号以流水作业编号。举例示意:ХХ——WJ——11——01┃┃┃┃┃┃┃┗━━━━案卷号：01

┃┃┗━━━━━━━年度号：2011年

┃┗━━━━━━━━━━二级类目代号：项目

┗━━━━━━━━━━━━━一级类目代号：ХХ有限公司

4、文书档案编目：文书档案目录编写以附件档案目录标准为依据，依次编写。第十条：财务档案管理规定财务档案管理规定依据财务部相关规定执行。

第十一条：人事档案管理规定

1、人事档案用于公司内部人员管理。

2、人事档案包括但不限于招聘登记表、简历、入职单、转正单、表彰文件、劳动合同、离职单、解除合同约定等员工资料。

3、人事档案由人事主管负责建立、保管。

4、保管年限：长期

第十二条：工程技术档案管理规定

1、工程技术档案以公司项目为一个单位，按项目立档。

2、每一个单位项目档案分类：

（1）、项目工程合同——JY—XM—年度—编号

（2）、材料采购类合同——JY—CG—年度—编号

（3）、营销类

3.1广告发布类合同——JY--YX-GG—年度—编号

3.2营销策划类合同——JY--YX-CY—年度—编号

（4）、开发类

4.1开发类合同——JY--KF—年度—编号

4.1开发类手续——JY--KF—SX—年度—编号

3、编号原则同第九条文书档案编号原则。

4、保管年限：长期

第十三条：档案归档

1、各部门档案资料应于档案形成后3个工作日归档。

2、合同类档案应于盖章后1个工作日归档。

3、经办人形成档案后由于个人原因未归档，须承担相关责任。

4、部门负责人对经办人档案资料归档负有指导、监督和管理责任。

第十四条：档案保管

1、档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。

2、认真做好档案管理工作，定期对档案进行核查、整理工作。

3、档案员对因长期借阅、查阅档案资料造成的破损，应及时修补。

4、档案管理员因工作失误丢失档案，须承担相关责任。

第十五条：档案的借阅、查阅、使用

1、公司档案借阅查阅范围：公司内部各部门。

2、借阅、查阅需办理相关手续，经部门负责人初审，行政人事部经理复审，可办理借阅、查阅手续。

3、重要档案及机密档案不借阅，可查阅，须由总经理批准，查阅档案应于公司档案室内查阅，不予携带出档案室。

4、档案借阅时间为2天，如需延长，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员须及时催还。

5、申请档案复印的，经登记后，由档案员负责复印发放。

6、借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量，承担一切赔偿责任。

第十六条：档案的销毁

1、无效、失效档案由档案管理员申请，填写待销毁档案目录信息，经部门经理初审、总经理复审，董事长批准后方可销毁。

2、销毁档案必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

第十七条：档案密级

1、有密级的档案按照密级管理执行。

2、无密级的档案按公司规定执行。

3、档案密级见相关规定。

第十八条：图纸资料的管理规定

1、图纸资料指施工图（不包括项目报建形成的控规图纸、总图、红线图等）。

2、施工图按公司相关规定审核后，由工程助理负责登记、保管、分发图纸。

3、施工图分发按照总工办图纸下发要求进行分发。

4、竣工图要求按照施工合同要求及公司规定执行保管及分发。

第十九条：建设工程其他资料管理规定

1、项目部现场资料由项目部各专业工程师负责管理，或由项目部指定专业工程师兼管。

2、材料验收等资料由材料部负责管理。

3、对于合同、变更洽商、材料批价、招投标文件、概预算书、结算书、结算审批表、竣工验收报告、竣工验收备案表等重要工程档案资料，各部门应在取得后3个工作日内将其原件交行政人事部存档、保管。