短信在物业管理服务沟通中的应用

与传统的面对面沟通、电话沟通比较，短息沟通既不影响信息传递的准确性，又给沟通双方留下相对自由的思考空间，更重要的是可以有效避免沟通双方因情绪激动而引发的强烈语言冲突，从而提高沟通成功的几率。

北京天创世缘商住两用小区三层，新华书店正在进行二次装修——拆除原有装修后再重装，工程量大，楼上业主长期被装修噪音所困扰。刚生产不久的李姓业主，在多次沟通无效的情况下决定将自家单层玻璃窗换成密封性较好的双层中空玻璃塑钢窗以降低噪音。但天创世缘小区的窗玻璃全是绿色的，而非普通塑钢窗玻璃的白色。因此，物业管理处与李姓业主（客服称呼“李姐”）协商，表示在不影响楼宇外立面样式统一的情况下，同意其根据自身需求更换窗玻材质，但颜色必须是绿色的。

李姐经过询价，得知将普通白色塑钢窗增加一道覆膜工艺改成绿色塑钢窗，需多花一千多元钱。同时，李姐认为更换玻璃窗是因物业管理不善引起的，对她来讲换窗户的费用是一笔“额外的家庭支出”，所以她坚决不同意再支付一千多元的覆膜费用，表示一定要换成白色的塑钢窗。管理处客服人员、工程主管先后与其沟通均无结果，甚至在电话里发生了争吵。得知此事后，作为管理处客服主管，我立即拨打该业主的手机，欲与其进行一次有效的沟通。但正对此事满怀情绪的业主根本无法正常沟通，电话沟通也以喊叫之后挂断电话而结束。

面对这种情况，物业管理人员如何才能与这位业主进行有效的沟通呢？于是我想到了手机短信。

我19：56：李姐，很抱歉我不能及时出现在现场来帮您想办法，无论您是否会考虑我的建议，我希望您能看完这条信息。首先，既然您最终选择这个厂家，我想您肯定有您的理由，但您可以考虑换个更经济的方式来改变颜色，比如喷漆。其实我们希望保持楼宇外立面的统一主要也是为您的利益考虑。至于您说的打官司，我希望这只是您的一句气话。虽然我可能还不算您的朋友，但我在天创小区的时间里，我们不会仅限于这一件事，还有很多打交道的机会，愿我们相处愉快。

心得：1、对于情绪激动的沟通对象，给业主留点冷静思考的时间，使其“降温”，短信的方式比直接对话更有利于促成一次有效沟通。2、先动之以情，再晓之以理。首先站在业主的角度认同其想法，让业主感觉客服和她是站在一起的，取得业主愿意沟通的信任之后再就事情本身对业主讲道理。3、最重要的是，把业主的事当成自己的事来处理，这样才能最终换得业主的信任。4、任何时候、任何方式的沟通都不能忘记有礼有节，这也是服务业的基本要求。

李姐19：59：回头联系。

分析：简短的四个字，却足以传递业主愿意沟通的信息。只是，她还并不愿意马上沟通。

我20：10：欢迎随时联系。

心得：想尽快促成有效沟通，那就需要向业主表示出主动。主动引导的目的是要业主按照自己的节奏来交流沟通，那么不妨“厚脸皮”吧。

李姐20：21：你的涵养让我佩服，看来我该学学你。

分析：不要单纯以为业主是在夸你，也不必理会这句话里含了多少酸意。只要她肯回复信息，达成沟通就是有希望的。

我20：28：李姐，很多时候我也会激动，很多次的激动、恼怒之后才知道它们并不能让问题消失。现在，请您看看可爱的宝宝吧，他的笑是平复情绪的至佳良品。（附彩信照片）

心得：言明沟通的必要性——激动、恼怒并不是解决问题的办法。结合业主刚刚生育的情况，从母亲对孩子的爱入手，引导其平复情绪。

李姐21：03：我们是朋友，不从工作关系上讲。新华书店的装修让我太懊恼了，我想与物管成为友人，不然我也不会主动交物业费了。可是有时真的很气，特别是保安，夜里放车进（小区）影响我们休息，造成噪音这从法律上讲也是不允许的。

分析：业主能把她心中的想法说出来，这说明前面的信息沟通还是有效的。现在，只要引导这次沟通继续下去，离成功对话便又近了一步。

我21：21：李姐，很感谢你当我是朋友。新华书店的事儿、您作为母亲的心情，我想我能理解您，但有时我也觉得无奈。昨天下午我和李工、商场的主管也去装修现场查看，并跟装修工人要求限定装修时间。现在我力争把这些影响降到最小。对了，李姐，小宝宝的下巴上今天还有小红点吗？抱歉，我昨天有留意到，却忘记跟你讲了，刚想到小宝宝昨天冲我挥手的可爱模样儿我才想起来。小宝宝真的很可爱，我很喜欢他。

心得：适当的时候，再次请出宝宝，从情感上拉近距离。

李姐21：37：谢谢你。新华书店的事情我会看情况定，很晚了，早些休息。如果周末值班，来找我玩吧，我们可以成为很好的朋友，抛开工作关系。

分析：沟通初见成效，但业主仍旧对其所在意的事情耿耿于怀。

李姐21：39：先这样吧，想起新华书店的事情我就很生气，搞得我一年不舒心，请你把新华书店全称给我，我要告他。

分析：风波再起。尚未等我回复，业主这边又变调了。

我21：42：您看这样行不，今天我没在小区，下周我联系你吧。

心得：业主情绪激动，再次冷处理。接下来需要一段朋友式的沟通。

李姐21：45：呵呵，你误会啦，我邀请你来我家玩纯属私人关系，不含任何工作内容哦。

我21：48：呵呵，我知道的啊！只是我今天下午因故离开北京了，可能周日晚上回来，所以这两天就见不了面啦~~放松心情，哄着小宝宝休息吧。

李姐21：48：快睡吧。今天我都没敢联系你，不知道你咋知道这事的，你下班时间不好打扰的，别回发了，快休息吧，晚安。

我21：53：呵呵，因为我一直关注着您家以便及时提供力所能及的帮助。再说了，我也不忍心吵着可爱的小宝宝啊！早点休息吧，晚安。

两天以后的周一下午，我来到李姐家，得知她已在周末再次跟塑钢窗厂家商谈价格，按照她的要求加上覆膜改变颜色，最终价格低于其预算支出。又过了三天，李姐家窗户更换完毕，隔音效果非常好，且颜色、样式与小区整体一致。

个案心得：随着社会的发展，人们的沟通方式也趋于多样化，短信的沟通方式也已经极为普遍。跟传统的面对面沟通、电话沟通比较起来，短息沟通既不影响信息传递的准确性，又给沟通双方留下相对自由的思考空间，更重要的是可以有效避免沟通双方因情绪激动而引发的强烈语言冲突，从而提高沟通成功的几率。因此，作为物业服务人员，应该巧妙地运用短息与业主进行有效沟通。除了类似上文的化解关系危机之外，还可以向业主发送重要通知、催费信息等管理信息，在重大节日可以向业主发送节日问候等。但是，短信沟通方式也具有局限性，更适合在物业服务人员与业主已经相识、沟通事项不繁杂、时间不紧急等条件下使用。