建立平衡的办公场所变革商业运营实例

随着越来越多的公司和企业开始采用极具弹性的办公场所运营和管理策略，对该策略可能带来的人力资本产出等影响也越来越引人瞩目。然而，与因办公场所整改而产生的成本盈余数据相比较，其所能带来的人力资本收益往往很难以数字形式来表达，进而无法确定实际的收益大小。为了提高弹性办公场所策略在公众、决策者群体中的接受度，办公场所弹性设计的潜在收益（例如更高的员工参与度、人员绩效和合作收益等）应被归纳、凸显为能够极大降低办公场所运营和管理成本的因素。本文中将阐述阿波罗教育集团公司（Apollo

EducationGroupInc.）的地产和设施（REF，RealEstateand

Facility）团队采取弹性办公场所运营管理策略，最终成功建立了平衡的商业运营的实例。

阿波罗“我的办公场所”计划

在2011年，阿波罗公司收购了其现在的凤凰城分部并开始采取各种措施降低其设施资产的空置率和运营管理成本。在对该分部的12,000名雇员进行了问卷调查之后，阿波罗公司决定开展极具弹性化的办公场所改革以支持员工所需的“协同合作”和“员工参与度”办公模式。

作为对该政策的响应，地产和设施团队出台了全新的弹性化办公场所整改计划“我的办公场所”，旨在对分部公司的整体地产和设施进行资产优化，并根据以往的运营经验，整合办公设施、技术、人力资源和弹性远程办公化最佳惯例，进而实现阿波罗公司压缩成本、提高员工工作效率和办公场所关联度的总体战略规划。

建立平衡的商业实例方法

在“我的办公场所”计划中，第一步措施即是使计划本身的定位能够满足全公司的高级“利益相关人”对商业成功的具体标准。任何公司商业运营绩效的下滑都将掩盖办公场所运营成本压缩的光芒，所以，使得各利益相关人明确地了解弹性化办公场所运营管理策略可能带来的收益以及现行运营管理方法中为员工工作效率和合作办公带来的潜在风险即是最好的说服方法。通过会议研究和问卷式调查，最终确立的“成功标准”阐明了所有有关弹性化办公场所运营管理策略的评估都必须首先考虑人力资本指标和办公场所成本指标。其次，以平衡计分卡框架作为基础，一个平衡稳定的商业运营模式应在考虑到公司关键人力资本和相应标准的同时满足对以下四个关键点的考量：有效性、员工参与性、环境合理性和高效性。

建立商业案例

尽管已经拥有了明确的行业标准和弹性化办公场所基础数据，然而与商业龙头企业和专业人员的讨论得出：一个具有高度说服力的商业实例应是根据阿波罗公司现状而特别定制的、高度基于数据信息的和具有较高成本效益的（即无需开展本应投入大量成本进行大型办公场所整改的初期实验阶段）。地产和设施团队面对的巨大挑战是，在彻底实施“我的办公场所”计划之前，在缺少试验阶段的情况下，建立一个以数据信息为基础的商业实例。

在对大量的选择方案进行探究之后，地产和设施团队最终确定了最佳的商业实例建立方案——充分利用自然的、已有的弹性化移动化办公方式。幸运的是，在方案确定之时，阿波罗公司内部已经有大约700名员工正在参与之前设定的远程办公试点计划。地产和设施团队相信，通过对这一群体的详细评估，一定能够在满足“特别定制的、高度基于数据信息”要求的同时，反方向推断出未来“我的办公场所”计划可能带来的各种影响。

接下来的一步，即是为既有的“远程办公试点员工”确立商业实例成功的度量标准，并同时设定另一群“传统式办公员工”作为平行对比。地产和设施团队将使用异常严格的数据收集机制来分离不同混合因素各自对商业运营产生的影响，例如参与者的办公习惯、办公选择、经济情况变化和商业流程变化等。此外，为形成最具有实际参考意义的商业运营论证，地产和设施分派不同的监管团体“进驻”两个不同的团队，以准确地定义两个团队各自的工作效率测量和跟踪方式。最终形成了极其可靠的、最新的并具有清晰历史信息的商业运营数据基础。

量化商业实例中的收益

当实际数据被收集起来之后，地产和设施对其进行了系统化的评估，并从四个关键考量点（即上述的有效性、员工参与性、环境合理性和高效性）来确认移动化办公模式所带来的客观影响。最终的数据分析结果表明，移动化办公组成员明显在日常工作中比以往更加积极、更加满意并具有更高的工作效率和出勤率。而当将移动化办公组与常规化办公组之间进行对比，结果是一致的，移动化办公组成员的整体绩效明显高于常规办公组成员。除了对人力资本产生积极影响外，移动化办公组还成功地降低了办公场所的运营管理成本和整体碳排放量。

由于上述实验结果是以以往定制的移动办公计划为原型得出的，因而具有一定程度上的片面性，不完全适用于推断“我的办公场所”计划所可能带来的影响。而“我的办公场所”实验性应用计划将包含700名参与者，并以有形数据和无形数据的双重基础进行成本和收益分析（如图表所示）：

1、有形办公场所指标：预计中的收益将包含办公工位数量压缩、成本节约和其他由于办公场所整改带来的环境影响和投资收益、新技术应用和良性的培训和整改管理。所有预期的办公场所运营管理成本的降低都得益于“我的办公场所”计划参与者创造了极佳的投资回收率，前期投资充分的情况下，在不到一年的时间里完成投资回收并开始盈利。

2、有形人力资本指标：有形的人力资本指标可以从薪水和人员更换的成本方面进行具体考量，这在一定程度上受到“我的办公场所”计划的参与者人数的影响。对应的财务预算最终显示出：采用了弹性化办公场所运营管理策略的设施内部人员不仅仅实现了成本压缩，还极大程度上降低了工作时间的空岗和缺席程度，同时提高了员工的工作效率。

3、无形人力资本指标：若干人力资本影响，例如员工敬业度等是无法以货币方式进行衡量的，因而无需对其进行成本/收益分析。然而，这种无形的人力资本指标由于能够直观反映出企业利益相关方的“运营成功标准”，故而仍旧是平衡、稳定的商业实例不可或缺的组成元素。

建立组织范围内的全面支持

平衡、稳固的商业实例极其有力地证明了“弹性化办公场所运营管理策略”的可行性，事实上，这种新型的管理方式将带来地产成本降低和人力资本上升的双重收益。此外，无形数据的“量化”可以说是地产和设施的“无价之宝”，帮助其在整个组织、企业范围内部获得了公众对“我的办公场所”计划项目的支持。总体来说，平衡性商业论证在推动“我的办公场所”计划的同时，也为其赢得了公众的充分认知和大力支持，为未来即将全面开展的办公场所整改和管理变化奠定了坚实的基础。

随后开展的“我的办公场所”计划原理设计目标正是结合了上述信息，包含了对私密型办公空间和合作型办公空间的设计和后续运营管理策略。

推动办公场所变革

利用人力资本指标进行稳固商业论证使得地产和设施成为了能够支持企业地产和商业运营成功的重要战略伙伴。这一身份的主要支持元素都是什么呢？

与企业的总体商业目标校准自身目标

地产和设施需要改变原有的思维方式，并彻底摒弃传统的办公场所运营标准。同时采用新的商业运营“成功标准”，确保全新标准符合企业的总体运营规划，以企业商业目标作为地产和设施办公场所改革决策的主要推动力。

花费必要的时间创造令人瞩目的实例和论证

地产和设施并没有单一地推进办公场所整改目标，而是花费一些必要时间来收集相关数据和证据来形成更加有力的商业运营和管理方法论证。这种前瞻性的、可以提供“量化数据”的方式更容易得到企业决策者和管理者的青睐。

衡量办公绩效和工作效率

对于弹性化办公场所运营和管理策略的高效应用来说，使用“明确的绩效和工作效率度量标准”是十分重要的。如果一个商业运营和管理模式无法对现场办公人员的绩效和工作效率进行测量和控制，那么就更无法处理远程办公和移动化办公人群的数据收集。

建立“跨职能”式的伙伴关系

与人力资源部门和信息管理部门进行跨职能式交流和合作将极大地利于“我的办公场所”计划项目相关数据的收集和分析。这也为未来商业运营的成功和更大的改革扩展空间奠定了基础。

总体来说，平衡的商业运营实例和论证方法成功地为“我的办公场所”计划项目赢得了企业决策者和高级管理者的认可。同时，也为计划项目建立了覆盖其整个项目周期的具体执行和考核标准。地产和设施仍旧在运营中进行着运营管理数据的收集，而这些新的运营管理方法亦将在很长一段时间内持续地扩大阿波罗公司新型办公场所运营管理策略所取得的成功。

作者简介：

安妮塔·卡莫丽（AnitaKamouri），Iometrics公司副总裁、联合创始人。有着超过15年的办公场所设计、新技术应用和现行设备、管理方法评估经验。

阿曼达·艾维利斯（AmandaAviles），阿波罗地产策略和规划部负责人，“我的办公场所”（MyWorkplaceProgram）项目经理。