成都某物业公司档案管理制度
档案管理制度
一、总则
（一）为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制定本制度。
（二）本制度所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
二、范围
本制度适用于成都有限公司全体职员。
三、档案机构及职责
（一）公司档案工作由行政部统一领导，实行档案工作三级管理。行政部应逐步完善档案制度，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。
（二）公司行政部设兼职档案管理员一名，负责公司文书类与科技类档案等档案文件资料的收集工作，根据归档范围负责区分鉴别本公司应向集团归档的文件资料并整理立卷，建立目录，其分类方法和原则与集团保持一致性，对上年度形成的档案文件资料要求在下年度5月份以前整理完，6月份由行政部正式向集团档案室移交。集团财务中心指定专人负责会计类档案的收集、整理与保管。
（三）各部门设兼职档案管理员，负责本部门文件资料的基础处理工作。对准备存档的文件应检查其纸质，字迹，折叠方式等是否规范。对本部门所辖范围内的文件进行归卷整理，注意查漏补缺，保证归档文件的完整和案卷的质量，负责建立本部门目录，定期向本公司档案管理员移交，保留移交记录。
（四）公司行政部须将本公司专职或兼职档案管理人员名单报集团办公室综合行政部备案，如有变动应及时书面通知综合行政部。
（五）公司专、兼职的档案管理人员在岗位异动或辞职时务必将手中资料照目录全数移交，并作好移交记录。
（六）公司所有职员均有保护档案的义务。
四、归档范围及保管期限
类目名称基本内容保管期限
文书类管理类
公司工商登记及工商变更系列文件永久
有关股份制改造、股权变更文件永久
董事会及公司正式行文、重要通知长期或永久
公司的规章制度、机构设置与变更永久
各公司年度综合性的工作计划、总结永久
人力资源工作的有关文件如公司的人事变动、员工的招聘、培训、福利等长期或永久
重要事件的记录及来往信函长期或永久
内部出版物长期永久
事务性文件、重要会议纪要短期或长期
生活方式与社区文明建设有关文件短期或长期
公司有关质量体系及运行的相关文件短期或长期
对外关系及往来的文书、文件短期
营销类
本公司发展规划、重大经营决策永久
经营模式的选择、更改及运行情况总结长期
项目与品牌的策划及营销方案(含市场调查报告)长期或永久
新闻媒介发布的有关公司的各种记录短期或长期
销售及连锁营运业务的统计分析报表、报告等短期
经营活动中的大宗采购合同、协议，与厂家或代理商的代理合同或供货协议，相关的授权文书短期或长期
培训教学类
上级针对培训学校学科设置、培训要求的文件长期
教学改革、培养目标等方面的规定、办法、报告、批复；永久
教学计划、教学大纲、培训总结及评估长期
课程建设要求及安排、典型教案及重要备课记录长期
财会类
财务工作管理性文件、财务状况分析、财务审计等长期或永久
各种原始凭证、记帐凭证十五年
日记帐、总帐、明细分类帐、固定资产明细帐十五年
现金出纳帐,银行存款二十五年
会计月、季报表五年
年终决算报表永久
会计移交清册十五年
会计档案保管及销毁清册二十五年
