一级物业公司档案管理制度、流程及表格集锦
1.行政管理部是物业管理公司档案的归口管理部门，负责档案管理制度的贯彻及各部门档案工作的执行检查，同时负责档案工作的业务领导和实务指导。
2.档案的编号。
⑴公司、管理处编号
A）物业管理有限公司
编号：LJW（公司英文缩写）
B）花园物业管理处
编号：LCHY（管理处英文缩写）
C）物业管理处
编号：LYJ
⑵部门编号
A）安管部
编号：AG
B）物业办公室
编号：BG
C）物业财务部
编号：CW
D）住户服务中心
编号：FW
E）物业工程部
编号：GC
F）绿化部
编号：LH
G清洁部
编号：QJ
H）行政管理部
编号：XZ
⑶年份编号：引用年份序号——2000、2001、2003···
⑷档案顺序号：采用阿拉伯数字取三位有效数字——001、002、003或1/3，2/3，3/3
⑸档案编号举例：
1.立卷与编制目录、清单。
⑴立卷：就是按照单份文件相互和价值大小组合成案卷。专（兼）职档案员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷。
A）将归档文件按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒（或文件夹）内。一盒内的文件数量无限制，以装满一盒为准。
B）档案盒（或文件夹）规格、式样需统一规范。
C）根据档案盒盒脊的规格制作档案标贴纸。档案标贴纸统一用白纸黑字打印出案卷号及案卷名称，其案卷号格式由公司名称、管理处、部门、档案类别、年份组成。如：物业管理公司2006年物业工程部请示：LJW—GC—QS—2006
D）档案盒无需填写案卷封面，只需填写档案盒盒脊，标明案卷号、案卷名称，以便查档。档案盒盒脊的案卷号、案卷名称等字体、字型、字号、张贴位置需统一规范。
⑵编制档案目录：
A）专（兼）职档案员负责编制目录，详见表格《档案目录》。
B）新增档案盒时，均需将归档档案盒相关信息登记在《档案目录》（内容包括：案卷号、案卷名称、简要描述、保管期限、存放位置等项目）中，以便查阅。
⑶编制卷内档案清单：
A）卷内文件清单，用以介绍卷内文件的成份和内容，便于查阅和统计卷内文件。
B)专（兼）职档案员必须编制卷内文件清单，统一为打印文件，清单格式不用统一要求，包括：序号、文件编号、文件名称、发文/收文日期等项目。
