西安诚信物业公司标准化体系文件——物资采购、仓储、配送、领用

物资采购、仓储、配送、领用管理办法

1目的

健全公司物资管理制度，发挥整体优势，防止重复采购，降低物耗，控制成本。

2适用范围

本标准适用于西安诚信物业管理有限责任公司的物资管理工作。

本标准规定了物资采购、仓储、配送、领用等管理办法。

3管理职责

3.1行政人事部负责公司物资的管理工作，其职责是：

a)定期制定《公司统一采购物资名录》；

b)对各部门、各管理处申购的物资（包括电工电料、保洁用品、办公用品等）的数量和金额的管理、控制、审核、汇总后，进行统一采购、入库、登记、报销等工作；

c)对供方的资质审核、采购物品的质量、价格进行审定，并确定采购物品的供方、品牌、价格方案等供总经理审批；

d)对采购物资进行发放、调拨、登记；

e)做好仓库物资的清仓盘点、编制月报表，配合财务部做好成本分析。

3.2各部门配合做好物资管理工作。

a)对《公司统一采购物资名录》内的每月所需的物资，各部门、各管理处隔月提出采购申请，并填写好《物资采购计划》、《物品进、耗、存表》，交行政人事部审核后统一采购。

b)对《公司统一采购物资名录》外的临时急用物资，金额小于或等于500元，各部门、各管理处可自行采购；临时急用物资金额大于500元，上报行政人事部，总经理审批后由行政人事部协同采购。

4程序和要求

4.1各类物资的申购手续

4.1.1固定资产类物资的申购手续

各部门、各管理处需购置固定资产，按《固定资产管理制度》办理申购手续，由行政人事部负责采购，并办理验收、入库、出库、发放、签收等手续。

4.1.1日常办公用品、低值易耗品的申购手续

为控制管理成本，防止重复采购，严格控制物资采购的数量和质量，缩短物资的库存周期，由行政人事部统一采购，并做好入库手续。各部门、各管理处统一到行政人事部领用，并做好领用手续。

4.1.2新接物业物资的申购手续

由新接物业的管理处经理提出申请，送行政人事部审核，经总经理批准后，行政人事部参照新建管理处实际状况核实数量，经行政人事部货比三家后，由指定供应商送至现场，管理处正常运作后，按本标准3.2执行。

4.1.3重大物资的申购手续

重大物资的申购需经总经理同意，对口的职能部门选型，行政人事部报价后，财务部提出意见后，再由总经理决定是否购买。

4.1.4紧急物资的申购手续

紧急物资的申购是指遇到突发事件、暴风、潮汛、火灾、急救等情况时，急需采购的物品，批准权限为：金额500元以下，发生部门负责人或管理处经理同意；500—1000元经副总经理或总经理助理同意，1000元以上经总经理同意。发生部门可自行采购并告知行政人事部或由行政人事部协同采购。

4.2采购

4.2.1物资采购由行政人事部专人具体负责。

4.2.2物资采购前，应先询问价格，控制质量，做到货比三家。

a)行政人事部采购员应定期调查常用物资的市场行情、质量及供方的服务状况,并建立合格供方和不合格供方资料库，作为下次采购审核的参考。

b)行政人事部应就各部门、各管理处所提出的重要物资项目，提供市场行情资