祥禾物业服务有限公司档案管理制度

祥禾物业服务有限公司档案管理制度

一、物业管理企业档案负责人职责

1、认真贯彻国家《中华人民共和国档案》管理规定以及省、市有关档案工作的法律法规。

2、遵守本单位、本部门物业档案管理工作的各项规章制度。

3、档案管理人员要模范遵守党和国家的保密制度规定，严守机密。

4、档案须科学管理，存放有序，查找方便。

5、经常检查档案的安全，发现问题及时向领导报告，认真处理。

6、做好防火、防水、防潮、防盗、防有害生物、防尘、防高温等工作，定期检查保管情况，确保档案的安全做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。

7、档案管理工作人员，要求具有良好的职业道德素质和较高的档案管理技能，并且对工作认真负责。

8、在调换工作时，对所管的档案要办理移交手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。

9、物业档案管理员努力学习并采用现代化管理手段，逐步提高物业档案管理的科学化，现代化水平。

二、物业档案归档要求

1、凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。

2、归档的文件材料应以原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。不得用铅笔、圆珠笔书写与绘制。

3、形成物业档案的部门负责整理，在向物业档案管理部门移交时，须编制移交清单一式两份，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。

三、物业档案保管要求

1、物业档案的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防尘、防潮湿、防高温的保管要求。

2、接收档案必须认真验收，并办理交接手续。

3、专柜、专架存放，排架合理，便于查找。

4、定期对库存档案进行清理核对，做到帐、物相符，每半年统计一次。

5、有专人负责档案统计工作,按要求填报档案统计报表,并做到迅速、真实、准确无误

6、及时、准确地登记档案的移交和接收,做到帐表相符。

四、物业档案借阅制度

1、各部门借阅档案须经物业档案负责人同意，并办理借阅登记手续，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。

2、外单位借阅利用档案，须持有单位介绍信，注明利用目的，经档案负责部门主管同意，才能借阅。

3、本公司员工均可查询与其工作有关的物业档案和企业档案。但若复印，则必须填写《档案借阅登记簿》，并经档案保管部门负责人批